4.0 Johdanto hankinta ja optimointi -johtamisalueeseen

Hankinta ja optimointi käsittää bisnesteknologiapalveluiden ja toimittajasuhteiden elinkaaren hallinnan päästä päähän. Se toteuttaa strategiaa ja toimintamallia ohjaamalla toimittajia sekä hallinnoimalla sopimuksia ja resursseja. Sen tavoitteena on saada palveluekosysteemi toimittamaan korkealaatuisia tuotteita, ratkaisuja ja palveluja oikealla hintatasolla.

Kuva 4.0.1 Hankinta ja optimointi -johtamisalue

Hankinta ja optimointi -johtamisalueen tehtävänä on yhdistää luovuus ja optimointi.

• Luovuus tarkoittaa innovatiivisten ekosysteemien perustamista, rakentamista ja kehittämistä. Kun perinteinen hankinta keskittyy jonkin tarkkaan määritellyn tuotteen tai palvelun hankkimiseen pienimpään mahdolliseen hintaan laadusta liiaksi tinkimättä, keskittyy luova hankintatapa innovatiivisen ekosysteemin rakentamiseen tarjoamalla kumppaneille visiota yhteisistä liiketoimintamahdollisuuksista. Ekosysteemipartnerit puolestaan investoivat aikaa ja rahaa vision toteuttamiseen ja edellyttävät hyötyjen jakamista tasapuolisesti.
• Optimointi tarkoittaa, että toimittajien määrä sekä sopimusten ja ehtojen variaatio pyritään pitämään alhaisena, ja lisäksi pyritään optimoimaan sisäisten ja ulkoisten henkilöiden ja resurssien käyttö sekä niihin liittyvä hinnoittelu. Lisäksi tarvitaan palvelutasojen ja toimittajien hallintaa pitämään yllä painetta parantaa palveluja jatkuvasti ja huolehtimaan palvelujen kustannustehokkuudesta. Kustannusten läpinäkyvyys ja talousseuranta tapahtuvat parhaassa tapauksessa reaaliaikaisesti ja ovat keskeisiä tekijöitä analysoitaessa kustannustasoja, trendejä ja poikkeamia.

Kuva 4.0.2 Luovuus ja optimointi hankinnassa

Digitalisaatio edellyttää nopeutta ja ketteryyttä

Digitalisaatio haastaa perinteiset hankinta- ja optimointimenetelmät sekä pakottaa etsimään nopeampia ja ketterämpiä menetelmiä hankkia palveluja. Jos digitaalisten palveluiden kehittäminen on onnistuttu ketteröittämään nopeiksi sprinteiksi, on kohtuutonta, jos sopimuksen tekeminen on perinteinen ja aikaa vievä prosessi ja hidaste. Lisäksi, jos keskeiset ideat on jaettu kumppanien kanssa ennen kuin mitään on sovittu paperilla, ollaan jo auttamattomasti myöhässä. Tekijänoikeuksiin liittyvien ehtojen sopiminen on myöskin syytä tehdä ennen ideoiden jakamista muiden osapuolten kanssa. Digitalisaatio tuo tarpeen soveltaa täydentävän kehityskulun (eng. incremental) periaatteita hankintaprosessin aikana, mikä tarkoittaa esimerkiksi aiesopimusten solmimista liittyen tekijänoikeuksiin ja kaupallisisiin malleihin heti yhteistyön alussa. Kehittämisen ja palveluiden osalta sopimukset voidaan tehdä myöhemmin hankkeen edistymisen mukaan.

Digitalisaatio haastaa myös kulujen, resurssien ja voimavarojen optimoinnin. Nykyinen trendi on siirtyä palveluissa yhä enemmän kulutukseen perustuvaan hinnoitteluun ja vähentää kaiken kattavaa sopimushinnoittelua. Tämä puolestaan edellyttää hankinnalta kykyä optimoida asioita reaaliaikaisesti. Esimerkiksi pilvipalveluita voidaan optimoida tunti-, viikko-, kuukausi- ja vuosiperusteisesti. Näin ostamisesta tulee myös entistä automaattisempaa: kun ihmiset tilaavat jotain, he menevät itsepalveluportaaliin, saavat tilaamansa asian automaattisesti ja palvelusta tai sovelluksesta veloitetaan vain siltä ajalta, kun se on käytössä.

Optimointi on erityisen haastavaa ulkoisten resurssien käytön osalta, koska ihmisten tehokasta ajankäyttöä on vaikea arvioida ja optimoida. Yleistyvä trendi on ostaa palveluna kokonaisia tuotantotiimejä yksilöresurssien sijaan. Tiimi, jossa kaikilla on selkeästi määritetyt roolit, työtavat ja työkalut, kykenee yleensä parempaan tuottavuuteen kuin yksittäisistä henkilöistä koottu tiimi. Edellinen saattaa kuitenkin olla hinnaltaan kalliimpi, mikä voi johtaa tuttuun hinta-laatusuhde -pulmaan. Nopeuden ja ketteryyden saavuttaminen edellyttää nopeasyklistä laadun varmistamista ja läheistä yhteistyötä kaikkien osapuolten kanssa, mikä haastaa perinteisen kulukeskeisen offshoring- ja nearshoring –ajattelun.