4.4 Taloussuunnittelu ja -seuranta

Ennakoiva ja analyyttinen taloudellinen ohjaus on välttämätöntä, jotta pystytään perustelemaan toiminnan tuloksellisuus, investointien tarkoituksenmukaisuus ja kustannusten jakaminen sekä ylipäätään hallitsemaan bisnesteknologiatoimintoa tehokkaasti. Johtaminen ja päätöksenteko edellyttävät avoimia ja selkeitä taloushallinnon rakenteita ja prosesseja.

Kuva 4.4.1 Taloussuunnittelun näkymät

Taloudellinen läpinäkyvyys ja suunnittelu

Taloudellinen läpinäkyvyys osoittaa, kuinka kertyneet kustannukset siirretään palvelun käyttömaksuiksi ja kuinka hyvin toteutuneet kustannukset vastaavat suunniteltuja. Taloudellinen suunnittelu takaa, että muun muassa seuraavat asiat toteutuvat:

• rahan varaaminen tulevista kassavirroista bisnesteknologiatoiminnon osa-alueille (budjetointi)
• bisnesteknologiatoiminnon todellisen kulutuksen mittaaminen ja toteutuneiden kustannusten vertaaminen suunniteltuihin poikkeamien tunnistamiseksi ja korjaavien toimenpiteiden ehdottamiseksi (kontrollointi)
• bisnesteknologiatoiminnon kustannusten allokointi liiketoimintayksiköille ja kyvykkyyksille palvelumaksuina (laskutus).

Kustannusten läpinäkyvyyttä ei ole helppo saavuttaa. Menot kertyvät kirjanpidossa pääkirjatasolle, kun taas budjetointi tehdään bisnesteknologiatoiminnon yksittäisten elementtien tasolla ja liiketoimintaa laskutetaan korkeammalla, bisnesteknologiapalveluiden tasolla. Parhaat käytännöt taloudellisen läpinäkyvyyden saavuttamiseksi ovat standardoidun luokittelun (taksonomian) käyttäminen ja kustannusten ryhmittely ennalta määriteltyihin kustannusryhmiin ja palveluihin. Lisäksi voidaan käyttää sääntöpohjaista kustannusmallinnusjärjestelmää laskelmien automatisointiin.

Teknologialiiketoiminnan johtamiseen (eng. Technology Business Management, TBM) on vakioitu luokittelu eli taksonomia, joka määrittelee kustannustekijät, teknologiat, resurssit, palvelut ja kyvykkyydet, joiden perusteella voidaan rakentaa viesti teknologian arvosta ja tehdä tosiasioihin perustuvia päätöksiä. Vakioitu luokittelu mahdollistaa myös tehokkaan yhteistyön ja viestinnän liiketoiminnan, bisnesteknologiatoiminnon palvelukehittämisen ja palvelutuotannon välillä. Alla on esitetty yksinkertaistettu kuva taksonomiasta.

Kuva 4.4.2 Teknologialiiketoiminnan johtamisen (TBM) taksonomia

Taloudellinen tarkoituksenmukaisuus

Taloudellinen tarkoituksenmukaisuus tarkoittaa analyysien tuottamista ehdotettujen, meneillään olevien ja päättyneiden kehitysaloitteiden samoin kuin tuotannossa olevien palvelujen tarkoituksenmukaisuudesta koko niiden elinkaaren ajan. Toiminnalla varmistetaan seuraavat asiat:

• Ehdotettujen kehityshankkeiden taloudellisen tarkoituksenmukaisuuden arviointi tarve- ja kehittämissalkunohjauksen tukena. Analyysi perustuu hyötylaskelmaan, jossa on mukana takaisinmaksu- ja/tai nettoarvon laskenta (tarkoituksenmukaisuuden ennakkoarviointi).
• Meneillään olevien kehitysaloitteiden taloudellisen tarkoituksenmukaisuuden arviointi projektiohjauksen yhteydessä. Analyysi auttaa tekemään päätöksen projektin jatkumisesta tai lopettamisesta (eng. go/no-go) ja helpottaa sellaisten aloitteiden tunnistamista, joita ei pitäisi jatkaa, vaikka uponneet kustannukset olisivat korkeat.
• Valmiiden aloitteiden taloudellisen tarkoituksenmukaisuuden arviointi mittaamalla toteutuneet kustannukset ja liiketoimintahyödyt ja vertaamalla niitä aiemmin hyväksyttyihin hyötylaskelmiin. Analyysia tarvitaan, jotta voidaan oppia kokemuksesta (tarkoituksenmukaisuuden jälkiarviointi).

Talousohjaus

Talousohjaus vaikuttaa strategiseen suunnitteluun ja palvelusalkun ohjaamiseen tarjoamalla tietoa taloudellisten resurssien optimaalisesta jakamisesta. Se tarjoaa näkemyksiä esimerkiksi seuraavista asioista:

• Kustannustasoista tekemällä vertailuanalyysejä kokonaiskustannuksista ja eritellysti palveluiden kustannustasoista vastaavissa organisaatioissa. Vertailuanalyysia voidaan käyttää perusteluna kustannussäästöaloitteille tai lisäinvestoineille (vertailuanalyysi, benchmarking).
• Oikeasta tasapainosta kehittämis- ja käytönaikaisten (eng. build and run) kustannusten välillä sekä investointien (capex) ja toimintakustannusten (opex) välillä. Suhde riippuu nykyisestä liiketoimintatilanteesta, mutta yleensä organisaatiot pyrkivät säästämään toimintakustannuksissa ja investoimaan enemmän kehittämiseen (kehitys/käyttö -suhde).
• Rahan allokoinnista oikein eri arvovirroille. Arvovirta, jonka luoma tai odotettavissa oleva arvo on korkea, pitäisi saada enemmän rahaa ja päinvastoin. Arvovirrat ja niiden investointiprofiili on avainasemassa strategisessa suunnittelussa. Rahan allokointi luo kysyntää, kun taas kustannusten jakaminen on seurausta tarjonnasta ja kulutuksesta (kysynnän ja tarjonnan tasapaino).
• Käytössä olevien palvelujen arvosta liiketoiminnalle lisäinvestointien tai palvelun päättämisen perustelemiseksi. Perinteinen hyötylaskelma kohdistuu sijoituksen tuoton laskemiseen eikä siksi ole riittävä. Sen sijaan bisnesteknologian tämänhetkisen arvon laskenta perustuu nykyisen liiketoiminnan mahdollistamiseen ja jatkuvuuteen.

Taloushallintoa ei tule nähdä vain talousosaston hoitamana toimintona. Ollakseen tehokas se vaatii panostamista ja yhteistyötä useilta toiminnoilta mukaan lukien bisnesteknologialta. Tehokas taloushallinto toteutuu parhaiten käyttämällä standardoituja malleja, terminologiaa ja työskentelytapoja. Läpinäkyvyys, tarkka suunnittelu ja taloushallinnon näkeminen strategisena kyvykkyytenä antavat yrityksille mahdollisuuden luoda arvoa teknologian avulla ja tehdä arvon tuotto näkyväksi.