4.5 Resurssien ja käyttöomaisuuden hallinta

Bisnesteknologian toimintaan tarvitaan taloudellisia ja henkilöresursseja sekä ohjelmistoja, laitteistoja ja dataa. Taloudellisten resurssien käyttöä on käsitelty tarkemmin kappaleessa 4.4. taloussuunnittelu ja -seuranta, ja tässä kappaleessa keskitytään henkilöresursseihin sekä käyttöomaisuuteen, jotka kuluttavat n. 20-40% bisnesteknologiatoiminnon kokonaiskustannuksista. Loppuosa kustannuksista suuntautuu palveluihin, ja yleinen käytäntö nykyisin on ostaa resursseja (työtä) ja käyttöomaisuutta (laitteistot ja ohjelmistot) enemmän palveluna kuin yksittäin tai erikseen.

Resurssien ja käyttöomaisuuden hallinta keskittyy neljään pääasialliseen toimintaan: kysynnän ennustamiseen, kapasiteetin rakentamiseen, kysyntään vastaamiseen ja optimointiin.

Ennusta kysyntä

• Tee inventaario resurssien ja käyttöomaisuuden nykyisestä käytöstä.
• Ennusta kysyntä arvioimalla muutokset (delta) suhteessa resurssien ja käyttöomaisuuden nykyiseen käyttöön.

Rakenna kapasiteetti

• Varmista kaupallinen valmius ja kapasiteetti hankkia tarvittavat resurssit ja käyttöomaisuus.
• Järjestä tehokas käyttöönottoprosessi säädösten, ohjeiden ja käytäntöjen noudattamisen varmistamiseksi.
• Määritä, mitkä ovat toimintojen helposti tilattavissa olevat tavanomaiset/normaalit resurssit ja käyttöomaisuus.

Vastaa kysyntään

• Toteuta tilausprosessi resurssi- ja käyttöomaisuuspyyntöjen hallitsemiseksi ja valtuuttamiseksi.
• Osta resursseja ja käyttöomaisuutta kysynnän mukaan ja kohdista niihin liittyvät kustannukset pyynnön esittäjälle.
• Varmista resurssien ja käyttöomaisuuden asianmukainen ja tehokas käyttö.
• Kerää palautetta ja tietoja laadusta ja toteuta tarvittaessa muutoksia.
• Vapauta käyttämätöntä resurssi- ja käyttöomaisuuskapasiteettia ja varmista tiedonsiirto.

Optimoi

• Vertaile resurssien ja käyttöomaisuuden käyttöä suhteessa tuloksiin alikäytön tai alhaisen liiketoimintahyödyn havaitsemiseksi.
• Keskitä resurssien ja käyttöomaisuuden hankinta merkittäviin puitesopimuksiin volyymietujen ja yhteisten hyötyjen saavuttamiseksi.
• Viesti resurssi- ja käyttöomaisuustarpeet ja sparraa toimittajia valmistautumaan muuttuviin tarpeisiin.
• Minimoi päivittäisten tapahtumien raportointitarve.

Resurssien hallinta

BT-standardi suosittelee tavanomaisten ja normaalien resurssien ja käyttöomaisuuden määrittämistä ja julkaisua tilausluettelossa (eng. order catalogue).

Tavanomaiset resurssi- tai käyttöomaisuuspyynnöt eivät vaadi ostamista tai ostaminen ei vaadi minkäänlaista hyväksyntää. Esimerkki tavanomaisesta käyttöomaisuutta koskevasta pyynnöstä on sellaisen ohjelmiston tilaaminen, josta organisaatio on sopinut yrityskohtaisen kiintiön. Normaalit resurssi- tai käyttöomaisuuspyynnöt vaativat hyväksynnän, mutta ne perustuvat olemassa olevaan kaupalliseen sopimukseen eivätkä vaadi kaupallisia neuvotteluja.

Esimerkki normaalista resurssipyynnöstä on projektipäällikön tilaaminen ensisijaiselta toimittajalta. Tilaajan tulee todeta ehdotetun projektipäällikön pätevyys, mutta koska hinnat ja muut ehdot ovat ennalta määritettyjä, huolehtii automatisoitu työnkulkuprosessi hyväksymisistä ja työmääräyksistä.

Tavoitteena on siirtyä jatkuvista neuvotteluista joustavampaan tapaan hyödyntää ostettua työvoimaa, ja siten päästä nopeammin vaiheeseen, joka tuo hyötyjä yritykselle.

Kuva 4.5.1 Resurssien hallinta

Siirtyminen yksittäisistä resursseista toimintakykyisiin tiimeihin

Digitalisaatio vaatii organisaatioilta nopeutta ja ketteryyttä. Suuntaus resurssienhallinnan osalta on siirtyä yksittäisten resurssien palkkaamisesta kokonaisten tiimien palkkaamiseen. Tällaiset tiimit ovat yleensä koulutettuja toimimaan yhdessä ja soveltamaan organisaation määrittelemiä parhaita käytäntöjä. Tiimit voidaan hankkia joko palveluna, jonka tuotokseksi on asetettu kokonaisuudessaan toimitettu lopputulos, tai resurssina, jolloin hankintaorganisaatio vastaa työn ohjaamisesta ja johtamisesta.

Käytännön esimerkki tiimin hankkimisesta voi olla kehitystiimin hankkiminen nopeuden ja ketteryyden tuomiseksi johonkin erityiseen tarpeeseen (esim. asiakaskohtaamisen arvovirran ratkaisukehittämiseen) alla olevan kuvan mukaisesti. Täysin toimiva kehitystiimi voi koostua esimerkiksi seuraavista rooleista, jotka voidaan hankkia palveluna:

• ohjelmistokehityksen päällikkö (eng. DEV lead) johtaa ja fasilitoi kehitysprosessia
• sovellusasiantuntija (eng. Solution expert), joka ymmärtää organisaation kokonaisarkkitehtuurin ja tuntee hyvin nykyaikaisten liiketoimintaympäristöjen toiminnallisuuden
• käyttökokemuksen ohjelmistokehittäjä (eng. DEV expert of user experience) suunnittelee käyttöliittymät ja käyttökokemuksen käyttämällä palvelumuotoilua
• tuotantoasiantuntija (eng. OPS expert), jolla on kokemusta tuotantovalmiuden suunnittelusta uusiin ratkaisuihin.

Organisaation omat avainhenkilöt, kuten digijohtaja (CDO) ja bisneskehittäjä (eng. Business Analyst), voivat puolestaan täydentää tiimiä ja tuoda vauhtia uusien digitaalisten palveluiden kehittämiselle.

Kuva 4.5.2 Ketterä kehitystiimi