3.2 Toimintamalli ja työkalut

Bisnesteknologian toimintamalli

Bisnesteknologian toimintamalli kuvaa informaatioteknologian johtamisen periaatteet ja käytänteet, joiden tavoitteena on maksimaalisen liiketoiminta-arvon luominen. Toimintamalli kuvaa liiketoiminnan arvonluomisen vaiheistuksen ja niihin liittyvät ydintoiminnot sekä toimintarakenteen ja päätöksentekoelimet.

Bisnesteknologian toimintamallin tarkoituksena on varmistaa, että teknologian johtaminen auttaa liiketoiminnan kyvykkyyksien kehittämisessä. Tämä saavutetaan parhaiten panostamalla digitalisaatioon, varmistamalla kehittämistoimenpiteiden liiketoimintahyödyt, parantamalla tehokkuutta sekä minimoimalla riskit.

Bisnesteknologian toimintamallissa liiketoiminta-arvoa tuotetaan rinnakkaisina arvovirtoina. Niiden toteutukseen vaikuttaa toiminnan luonne, mikä voidaan esittää alla olevan kolmen esimerkin kautta.

Asiakasrajapinnan arvovirtojen tavoitteena on ketteryys uusien ratkaisujen tuottamiseksi, kun taas liiketoimintaratkaisuihin liittyvän teknologian painopiste on organisaation sisäisten palveluiden kehittämisessä. Tuotantoratkaisujen arvovirrat keskittyvät puolestaan tiedon tehokkaaseen keräämiseen ja hyödyntämiseen.

Kuva 3.2.1 Arvonluonnin virrat

 

Bisnesteknologian toimintamalli koostuu viidestä johtamisalueesta:

Strategia ja hallinto -johtamisalue asettaa suuntaviivat ja ohjaa koko bisnesteknologiatoimintoa. Se määrittelee organisaatiorakenteen ja varmistaa, että bisnesteknologiastrategia ja toimintamalli tukevat liiketoiminnan tavoitteita. Strategia ja hallinto -johtamisaluetta johtaa BT-hallintojohtaja (eng. Business Technology Governance Officer, BTGO).

Kysyntä-johtamisalue muuttaa liiketoiminnan tarpeet ja vaatimukset kehitysaloitteiden kautta toteutuskelpoisiksi suunnitelmiksi. Se tuottaa sisältöä kehityssalkkuihin ja laatii etenemissuunnitelmia. Lisäksi se fasilitoi innovointia ja konseptien kehittämistä sekä tekee toteutuskelpoisuusarviointeja. Kysynnän johtamisaluetta johtavat BT-toiminnanjohtajat (eng. Business Information Officers, BIO), palveluomistajat (eng. Service Owners) ja digijohtaja (eng. Chief Digital Officer, CDO).

Kehittäminen-johtamisalue vastaa sekä uusista ratkaisuista että olemassa olevien ratkaisujen ja palveluiden kehittämisestä. Se sisältää ratkaisujen suunnittelun ja kehittämisen ja on vastuussa tuotantovalmiuden sekä tuotantokelpoisten palveluiden rakentamisesta. Kehittämistä johtaa BT-kehitysjohtaja (eng. Business Technology Portfolio/Programme Officer, BTPO) yhdessä projekti- ja tuoteomistajien kanssa.

Palvelut-johtamisalue ylläpitää liiketoiminnan palveluita ja tarjoaa niille tuen. Se on vastuussa liiketoiminnan jatkuvuudesta, ja sitä johtaa BT-tuotantojohtaja (eng. Business Technology Operations Officer, BTOO).

Hankinta ja optimointi -johtamisalue varmistaa liiketoiminnalle parhaiten sopivien palveluiden hankinnan. Sen tehtävänä on optimoida palveluketjua tuottavan ekosysteemin toiminta, jotta palvelut saadaan tuotettua kustannustehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinta ja optimointi -aluetta johtaa BT-palvelujohtaja (eng. Business Technology Management Officer, BTMO) yhdessä palveluomistajien (eng. Service Owner) ja hankintajohtajan (eng. Sourcing Lead) kanssa.

 

Toimintamalli parantaa liiketoiminnan tavoitteiden toteutumista

Bisnesteknologian toimintamallin viisi johtamisaluetta tukevat yrityksen liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamista seuraavasti:

Moninopeuksinen kehitys (eng. multi-speed), jolla tarkoitetaan digitalisaation vaatiman ketteryyden ja yrityksen perustoimintaa tukevien ratkaisujen skaalautuvuuden ja luotettavuuden tukemista yhtenäisellä mallilla. Liiketoiminnan tarve ketterään mutta hallittavaan kehittämiseen voidaan toteuttaa kahdella tavalla: projektoidun tai jatkuvan kehityskulun kehittämismallilla. Valitsemalla ratkaisun toteutukseen parhaiten sopivan kehitysmallin ja sitä tukevat kumppanit, pystyy bisnesteknologiatoiminto vastaamaan liiketoiminnan nopeus- ja luotettavuusvaatimuksiin tarkoituksenmukaisesti.

Selkeyttä yhdenmukaisilla toimintatavoilla, mikä edellyttää, että keskeiset sidosryhmät liiketoimintajohdosta bisnesteknologiakumppaneihin ymmärtävät yhteiset toimintatavat ja toimivat sen mukaisesti. Yhteinen kieli, identiteetit, roolit, käytännöt sekä läpinäkyvä ja hyvin kommunikoitu päätöksenteko rakentavat yhteistä kulttuuria, vähentävät riskejä sekä lisäävät tehokkuutta.

Tehokkuus käyttäen työkaluja, jotka tukevat toimintamallin toteutusta ja mahdollistavat tehdasmaisesti tuotetut palvelut esimerkiksi automaatiota hyödyntämällä. Valittujen työkalujen tulisi noudattaa sovittuja rooleja ja vastuita sekä tukea käytäntöjä, jotka ohjaavat organisaatiota toivottuun suuntaan. Tehokkuuden ja läpinäkyvyyden lisäämiseksi työkaluja tulisi hyödyntää myös innovointiin, projektien ja palveluiden johtamiseen sekä resurssointiin ja kustannusten hallintaan.

 

Arvonluonnin näkökulma

Bisnesteknologian toimintamalli jakaa arvonluonnin kolmeen vaiheeseen.

Kuva 3.2.2 Arvonluonnin vaiheet

 

Kysyntä | Suunnittele -vaiheessa määritetään ja konseptoidaan liiketoiminnan tarpeiden mukaisia kehityspyyntöjä, jotka viedään kehitysjonoon, kehityssalkkuun tai osaksi kehityssuunnitelmaa.

Kehitys | Rakenna -vaiheessa kehitetään tuotteita, ratkaisuja ja palveluita liiketoiminnalta tulleiden kehityspyyntöjen pohjalta. Tämä vaihe varmistaa liiketoiminnan sitoutumisen kehityssalkussa ja -jonossa oleviin kehityspyyntöihin. Se on myös vastuussa kehittämisvaiheen toteutuksesta ja liiketoimintahyötyjen toteutumisesta.

Palvelut | Käytä -vaiheessa tuotetaan palveluita samalla varmistaen, että palveluiden tuotantoon vieminen, toimittaminen sekä käytöstä poistaminen tapahtuvat liiketoimintaa tai palvelukokemusta häiritsemättä.

Arvon tuottamiseen on kaksi eri lähestymistapaa: projektoitu tai jatkuva kehityskulku.

Kuva 3.2.3 Projektoitu ja jatkuva kehityskulku

 

Projektoitu kehityskulku soveltuu hyötylaskelmaan perustuville ja resurssien kohdentamista vaativille kehitystarpeille.

Priorisointiin ja optimointiin liittyvät päätökset tehdään yhdenmukaisen hyötylaskelmamallin perusteella. Näin varmistetaan resurssien tarkoituksenmukainen kohdentaminen. Vaiheistettu eteneminen (eng. sequential) parantaa ohjausta ja riskien hallintaa erityisesti siirryttäessä kysynnästä kehittämiseen ja edelleen kehittämisestä palvelutuotantoon. Projektoitu kehityskulku soveltuu hyvin yrityksen toimintaa tukevien palveluiden kehittämiseen, sillä niissä ketteryyttä ja nopeutta oleellisempaa on varmistaa hallittavuus ja koordinaatio synergiahyötyjen saavuttamiseksi.

Jatkuvan kehityskulun malli mahdollistaa palveluille nopeimman kehityskaaren.

Priorisointiin ja optimointiin liittyvät päätökset tehdään keskittymällä valittuihin painopisteisiin, jotta varmistetaan palveluiden vienti tuotantoon mahdollisimman nopeasti. Jatkuvan kehityskulun malli perustuu täydentävään kehittämiseen (eng. incremental), mikä soveltuu erityisesti digitaalisten tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen silloin, kun nopeus ja ketteryys ovat keskitettyä päätöksentekoa ja resurssien koordinointia tärkeämpää.

 

Työkalut

Bisnesteknologian toimintamallin päivittäinen tehokkuus toteutuu työkalujen avulla, kuten esimerkiksi seuraavat työkalut:

  • Nykyaikainen bisnesteknologiatoiminnan johtamiseen soveltuva alusta, joka mahdollistaa näkyvyyden ideoinnista ja innovoinnista aina palveluiden tuotantoon ja elinkaaren päättämiseen asti. Työkalun avulla kaikki keskeinen tieto löytyy yhdestä lähteestä.
  • Kehitysjonojen hallinta, tehtävälistat, työmääräykset ja resurssien hallinta sekä näihin liittyvät suorituskykymittarit (KPI) auttavat tuottavuuden parantamisessa.
  • Palveluintegraatio ja/tai palvelutasosopimukset (SLA) sekä erilaiset raportointinäkymät (dashboard), jotka varmistavat tehokkaan toimittajayhteistyön ja optimoinnin.
  • Talousraportointi sekä jatkuva ennustaminen budjetointia ja kustannusarviointia varten.
  • Toiminnan johtamiseen soveltuvat työkalut, joilla varmistetaan liiketoiminnan jatkuvuus ja tietoturva.
  • Strategiseen suunnitteluun, näkemyksellisyyteen sekä skenaarioiden hyödyntämiseen soveltuva työkalu, joka auttaa vertailemaan erilaisia vaihtoehtoja.
  • Virtuaalisia työtiloja, joilla tuetaan päätöksentekoa sekä ajasta ja paikasta riippumatonta yhteistyötä.
  • Dokumenttien ja sopimusten hallintaan soveltuvia järjestelmiä, joilla varmistetaan näkyvyys oleellisiin tietoihin.
  • Kanban-tyylisiä, visuaalisen johtamisen työkaluja, jotka tukevat arvon tuottamista jatkuvaan kehittämiskulkuun perustuvissa kehitysprojekteissa.
  • Projektien johtamiseen soveltuvia työkaluja, jotka voivat tukea projektoidun kehittämisen arvon tuottamista.