Miksi ja mihin CIO tarvitsee laadukasta raportointia? Vastaako ICT-palveluntuottajien, omien tai ulkoisten, kuukausiraportointi CIO:n todellisia toiveita – tuskin. CIO joutuu pääsääntöisesti itse muokkaamaan ICT-palveluntuotannolta saamaansa raporttia siten, että johtoryhmäkin sen ymmärtää ja tarvittaessa myös reagoi.
Perinteiset ICT-palveluntuottajien kuukausiraportit sisältävät yleensä kryptisiä ITIL-termejä viliseviä taulukoita ja käsittämättömiä numeroita tai näiden yhdistelmiä. Näistä numeerisista esityksitä ei monikaan asiantuntija pysty luomaan selkeää käsitystä palvelutuotannon nykytilasta tai trendeistä. Kehittämiskohteista puhumattakaan.
ICT-palvelutuotannon raportista pitää selkeästi havaita, miten palvelutuotanto on kehittynyt. Mitä korjauksia palvelutuotantoon olisi tehtävä, että laatu- ja kustannustaso saavutetaan? Vastaavatko palvelutuotannon laatu ja kustannukset tehtyjä sopimuksia ja liiketoiminnan odotuksia?
Raporttien perusteella CIO:n on päivittäin pystyttävä perustelemaan, että palvelunlaatu on riittävällä tasolla ja kustannukset ovat pysyneet sovitulla tasolla. Miten ICT-palvelutuotannon raportit saadaan ymmärrettävään muotoon?
Raportin ulkoasu pitäisi olla helpposti hahmotettavaa grafiikkaa, värejä säästelemättä. Pylväitä, mittareita, diagrammeja, joista saadaan helposti hahmotettua ICT-palvelutuotannon nykytila. Pahitteeksi ei olisi, jos raportin perusteella voitaisiin tarvittaessa tehdä vaikka lyhyen aikavälin ennuste.
Grafiikan takana on tietysti myös paljon numerotietoa, mutta sitä CIO:n pitäisi käyttää ainoastaan tarpeen mukaan perustellakseen grafiikan syntyä.
Valmiita työkaluja, jotka vastaavat raportoinnin haasteisiin, on onneksi jo markkinoilla.
Haitat ICT-palvelutuotannossa voidaan tyypillisesti osoittaa tiettyyn palvelukomponenttiin kohdistuvien tapahtumien lisääntymisenä tai loppukäyttäjien negatiivisena palautteena. Nämäkin poikkeamat palvelun laadussa pitäisi pystyä havaitsemaan vaivattomasti laadukkaan raportoinnin kautta.
ICT-palvelutuotannon kehittämiselle yritys- tai liiketoimintajohto vaatii aina selkeät ja yksiselitteiset perustelut ja tavoitteet. Liiketoiminta vaatii sekä laatua että kustannustehokkuutta. Ainoastaan laadukkaalla ja helposti ymmärrettävällä raportoinnilla voidaan yritys- tai liiketoimintajohto saada vakuuttuneeksi, että tarvittavat kehittämiskohteet tuovat yritykselle ja sen liiketoiminnalle lisäarvoa. Tästä vastuu on CIO:lla.
Jos CIO saa ICT-palvelutuotannolta riittävän laadukkaita raportteja, joista näkyy mittarit, trendit, kustannukset ja palvelun laatu, niin tiedolla johtaminen voisi olla arkipäivää myös tietohallinnossa. Tiedolla johtaminen antaa lopulta CIO:lle aikaa keskittyä päätehtäväänsä. Tietohallinnon johtamiseen, jota hän tekee parhaiden käytäntöjen mukaisesti.
Haluatko tietää lisää Bisnesteknologiamallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.