Erja Klemola
Oct 14, 2012

Integroitu viestintä ICT-projektissa

Olet projektipäällikkönä ERP -projektissa. Kaikki menee hyvin, projektin ihmiset ovat valmiita muutoksiin, he tietävät mitä tapahtuu ja ovat innoissaan. Järjestelmätestaukset onnistuvat ja projekti on pysymässä aikataulussaan; ihmiset alkavat puhua uudistuksista ja sana leviää. Yhtäkkiä ohjausryhmän sähköposti alkaa täyttyä kysymyksistä: ”Mitä tämä tarkoittaa meille?”, ”Miksi meille ei kerrottu?”, ”Pitääkö asiakkaiden tietää jotain ja miten muutos näkyy heille?”, ”Mitkä ovat riskit?”, ”Onko muutos niin suuri, että ulkoisille sidosryhmille tulee kertoa jotain?”. Projekti meni hyvin, mutta unohtuiko jotain?

Projektijohtamisen kirjallisuus kertoo paljon kommunikoinnista projektin sisällä ja välittömien sidosryhmien, kuten käyttäjien, kanssa. Samaan aikaan yritysviestinnässä korostetaan avointa tiedon jakoa ja jatkuvaa kommunikointia markkinointikeinona. Harvemmin näitä kuitenkaan yhdistetään, vaikka ICT -projekteilla on usein selkeitä vaikutuksia sekä yrityksen suoriin asiakkaisiin että ulkoisiin sidosryhmiin ja riskien realisoituessa vaikutukset tuntuvat myös osakkeenomistajien taskuissa. Ratkaisu on integroitu kommunikointisuunnitelma, jossa huomioidaan jokainen kohderyhmä erikseen.

Hyvän viestinnän kriteerit
Integroidulla kommunikaatiolla tarkoitetaan yhteisesti johdettua sisäistä, ulkoista ja yritys- ja /tai sidosryhmäkommunikointia. ICT -projektissa tämä viestintä on haastavaa, sillä vaikkakin viesti on kaikille sama, sitä ei muodosteta samalla tavalla. Eri kohderyhmät tarvitsevat tiedon erilaisella tarkkuudella ja myös viestinnän tarkoitus muuttuu kohteen vaihtuessa. Projektin sisäisen RACI -analyysin lisäksi tarvitaan siis myös kaikkien kohdeyleisöjen analysointia.

Hyvän viestinnän laatukriteerejä on, että viesti on lähetetty, vastaanotettu ja ymmärretty oikein. Näiden kolmen kriteerin täyttäminen tarkoittaa sitä, että viesti tulee muodostaa jokaiselle kohdeyleisölle heidän tarpeittensa mukaisesti. Sisäisessä viestinnässä halutaan usein muuttaa ihmisten käytöstä ja motivoida oppimaan uutta, kun taas ulkoisessa viestinnässä halutaan muuttaa asennetta positiiviseksi ja tiedottaa tulevasta. Yritysviestinnässä riittää informaation jakaminen, sillä projekti ei vaadi kohdeyleisöltä muuttumista tai toimenpiteitä. Varsinkin sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä tarvitaan myös ymmärryksenvarmistamista, joka tuo omat vaatimuksensa viestintävälineen valinnalle ja viestinnän seurannalle: käytetyn kanavan on oltava kaksisuuntainen, jotta kaikilla on mahdollisuus antaa palautetta.

Tuloksia yhteistyöllä
Kaikkien projektin kommunikointikanavien laskentaan voi käyttää kaavaa (n^2 –n)/2, jossa n on projektiin liittyvien ihmisten lukumäärä. Näin ollen jo 50 ihmisen projekti sisältää yli 1000 kommunikointilinjaa, jolloin projektipäällikön on käytännössä mahdotonta hoitaa niitä yksin. Sosiaalisen median tuomat hyödytauttavat viestin lähettämisessä ja osittain myös ymmärryksen tarkistamisessa, mutta varsinkin ulkoisessa ja yrityskommunikoinnissa viestin vastaanottaminen on liian riippuvainen ihmisten kuulumisesta kyseiseen sosiaaliseen yhteisöön. Tällöin tiedotuksen tulee tapahtua monikanavaisesti. Monikansallisissa projekteissa vastaanottajien kulttuurierot aiheuttavat vielä omat lisähaasteensa viestin muodostukselle ja valituille sanamuodoille. Isoissa ICT -projekteissa kommunikoinnin integraatio ei tule välineistä ja viestin antajasta vaan ajoituksesta ja itse viestistä. Näin laajoissa projekteissa kommunikoinnin johtamiseen tarvitaan apuja viestinnän ammattilaisilta.

Milloin integroitua viestintää tarvitaan?
Projekti ei välttämättä tarvitse ulkoista viestintää, mikäli se hoidetaan tietyn ryhmän toimesta ja projektin vaikutukset muihin toimintoihin tai ihmisiin on pieni. Ulkoisen kommunikoinnin tarve on itse asiassa johdettavissa suoraan riskianalyysistä:

  • mikäli projektin riskit ylittävät liiketoimintayksikön rajat, tarvitaan ulkoista kommunikointia
  • mikäli riskit ovat niin merkittäviä, että niillä on toteutuessaan vaikutusta koko yrityksen maineeseen ja tulokseen, tarvitaan myös yritys- ja sidosryhmäkommunikointia

Näissä tapauksissa projektin ohjausryhmään on syytä ottaa mukaan viestinnästä vastaavia henkilöitä, jotka suunnittelevat ulkoisen viestinnän projektisuunnitelman mukaisesti. Juorujen ja sekavuuksien välttämiseksi sisäinen ja ulkoinen kommunikointi on oltava yhteneväistä ja ajoitukseltaan synkronoitua. Oheinen integroidun viestinnän muistilista kiteyttää tavoitteet ja kanavat kohderyhmittäin ja ohjaa vastuunjakoa. Todellisuudessa jokaisen projektin viestintä tulee suunnitella tapauskohtaisesti sen laajuus ja riskit huomioiden.

Mikä eli ketkä? Kuka tekee? Tavoite Kanava
Sisäinen kommiunikointi Projektiryhmä ja tuotoksen / projektin suorat asiakkaat Projektipäällikkö

Vaikuta tekemiseen.

Vastaa, mitä, miten ja mitä sitten.

2-suuntainen, jotta varmistetaan molemminpuolinen ymmärrys ja vastaanotto
Ulkoinen kommunikointi Tuotokset / projektin väliset asiakkaat Projektipäällikkö / Viestintä Vaikuta positiivisen asenteen syntyyn. Kerro miksi, mitä ja mitä jos. 2-sunntainen, jotta annetaan mahdollisuus palautteenantoon
Yritys- ja sidosryhmäkommunikointi Ulkoiset asiakkaat, viranomaiset, osakkeenomistajat Viestintä Tiedota. Kerro mitä ja mitä jos. Saajalle yksisuuntainen ja selkeä tiedote

 

Lähteet:
Leeuwen, Winkel,Dijkstra; (2007) Vision, Mission, Compassion; Van Gorcum
Pritchard; (2004) The Project Management Communications Toolkit; Artech House Inc.
Turunen, Valli; (2011) Sosiaalisen median käyttäminen projektien johtamisessa;https://www.tietohallintomalli.fi/artikkeli/2011-02-16/sosiaalisen-media…

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.