Onko tietohallinnossa kaikki hyvin?

Liiketoimintajohto tunnistaa tietohallinnon käyttökokemuksiensa, raportoinnin ja seurantakokouksien kautta. Tietääkö liiketoimintajohto miltä tietohallinnossa todellisuudessa näyttää?

Mitä jää liiketoimintajohdolta todennäköisesti jää näkemättä?

Liiketoimintajohto ei yleensä pidä yllätyksistä. Aiheuttaako tietohallinnon ”konepellin” alle katsominen liiketoimintajohdolle yllätyksen? Toivottavasti ei.

Tietohallinnon johtaman oman tai ulkoistuskumppanin ylläpitämä ”ICT-kone” pitäisi käydä tasaisesti. Jos tarkemmin asiaa tarkastellaan, niin seuraavia poikkeuksia saattaa kuitenkin löytyä lähes jokaisesta yrityksestä:

• Infrastruktuurin ylläpito on tehty puutteellisesti tai vajaalla tietotaidolla. Ohjelmisto- ja tietoturvapäivityksistä saattaa löytyä selkeitä puutteita, jolloin muodostuu riski, että ”ICT-kone” alkaa käymään epätasaisesti ja saattaa pahimmassa tapauksessa sammua kokonaan, jolloin tuotanto pysähtyy –  ainakin lyhyeksi aikaa. Jokainen pysähdys voidaan mitata rahassa.
• Palvelualustan ja sovellusten elinkaaresta ei huolehdita riittävän määrätietoisesti. Normaalisti ollaan tyytyväisiä kun ”ICT-kone” toimii tässä ja nyt. Näkymättömästi vanhentuneen yli-ikäisen ”ICT-koneen” sammuminen onkin jo varsin todennäköistä. Öljyt valuvat asfaltille ja matkanteko loppuu. Lyhyesti sanottuna, tuotanto pysähtyy jälleen.
• Muutoksia ”ICT-koneeseen” on tehty väliaikaisratkaisuilla eli ns. purkkavirityksillä. Muutoksia ei tietenkään ole dokumentoitu. Ilman dokumentteja ulkopuolinen tai uusi työntekijä on heti vaikeuksissa, jos ”ICT-kone” vikaantuu ja vikaa pitäisi alkaa selvittämään ilman dokumentteja. Edes merkkikohtainen pikahuolto ei välttämättä saa ”ICT-konetta” välittömästi käynnistymään, jos ajantasainen dokumentaatio puuttuu. Halvalta tuntunut ratkaisu saattaa muuttua lopulta kalliiksi.

Epäpätevä tietohallinto yleensä sortuu naamioimaan ”ICT-koneen” todellisen tilan konepellin alle siten, että liiketoimintajohto ei pysty havaitsemaan tietohallinnon todellista tilaa.

Taitava tietohallinto hoitaa ”ICT-koneen” ylläpidon siten, että katkoksia ei palveluaikana tule. Lisäksi taitava tietohallinto pystyy havainnollistamaan liiketoimintajohdolle tietohallinnon todellisen tilan ja tarjoamaan liiketoiminnalle selkeitä liiketoimintaa tukevia ICT-ratkaisuja.

Liiketoiminnan ja tietohallinnon välinen näkymätön kuilu – onko sitä?

Liiketoiminnan ja tietohallinnon välisen näkymättömän kuilun juurisyyksi on monessa tapauksessa paljastunut liiketoiminnan vaatimukset ja niiden esittäminen tietohallinnolle. Kiusallisen usein liiketoiminnan vaatimukset eivät ole riittävän selkeitä tai ne ymmärretään tietohallinnossa väärin. Lopputuloksena on, että tietohallinto tekee vääriä tai huonoja ratkaisuja vaatimusten täyttämiseksi. Tällä perusteella tietohallintoa arvostellaan epäpäteväksi ja liiketoiminnan kustannuseräksi, joka lopulta heikentää kilpailukykyä.

Helppo esimerkki elävästä elämästä. Liiketoiminta vaatii projektinhallintaohjelmistoa, jonka pitää olla hyvä ja halpa. Lisäksi se on saatava nopeasti käyttöön.

Selvitystyö vaatimusten täyttämiseksi käynnistettiin välittömästi. Liiketoiminnan tarkempia vaatimuksia ei sen tarkemmin kyselty eikä määritelty.

Hyvä ja halpa projektinhallintaohjelmisto löydettiinkin. Ohjelmistoa esiteltiin liiketoiminnalle, jolloin havaittiin heti, että tuote ei ollut lähellekään liiketoiminnan esittämien todellisten vaatimuksen mukainen. Todellisia vaatimuksia ei oltu selvitetty eikä ymmärretty. Liiketoiminta halusikin todellisuudessa hyvän dokumenttien hallintaohjelmiston, eikä mitään muuta. Kumpikaan osapuoli ei lopulta ymmärtänyt toisiaan

Taitava tietohallinto olisi vaatimusten määrittelyvaiheessa osannut selvittää liiketoiminnan todelliset vaatimukset, jolloin liiketoiminnan vaatimukset olisivat tulleet ensimmäisellä kerralla ja oikein täytetyiksi.

Miten näkymätön kuilu voidaan liiketoiminnan ja tietohallinnon väliltä poistaa tai ainakin kaventaa?

Näkymätön kuilu liiketoiminnan ja tietohallinnon välissä muodostuu tyypillisesti vaatimusten, odotusten, palvelunlaadun ja kustannusten aiheuttamasta ristiriidasta. Liiketoiminta odottaa vaatimukset täyttävää, nopeaa ja laadukasta palvelua, joka tehdään sekä kustannustehokkaasti että ketterästi. Tähän vain harva tietohallinto pystyy vastaamaan. Tietohallinto valittaa, että liiketoinnan vaatimukset on mahdoton täyttää. Toisaalta liiketoiminta ajattelee, että tietohallinto ei pysty täyttämään mitään vaatimuksiamme. Näin syntyykin näkymätön kuilu, jossa kumpikaan osapuoli ei ymmärrä tai arvosta toisiaan.

Tietohallinnon tärkeimpänä tehtävänä on varmistaa liiketoiminnan häiriötön toiminta. Liiketoiminnan ja tietohallinnon väliin syntynyttä näkymätöntä kuilua voidaan kaventaa. Miten?

Ratkaisuksi voidaan esittää sovellettua johtamis- ja viestintämallia, jossa tietohallintoa johdetaan kuten liiketoimintaa ja liiketoimintajohdolle viestitään ymmärrettävällä tavalla. Tietohallinnon johtamisessa ja viestinnässä sovelletaan parhaita käytäntöjä. Selkeä johtamismalli sekä avoin viestintä liiketoiminnan ja tietohallinnon välillä kaventaa näkymätöntä kuilua tai poistuaa sen kokonaan.

Menetelmäksi voidaan valita Tietohallintomalli työkaluineen. Tietohallintomallia soveltamalla voidaan liiketoimintajohdon ja tietohallinnon välinen näkymätön kuilu muuttaa leveäksi sillaksi. Molemmat tarvitsevat toisiaan tavoitteidensa saavuttamisessa. Liiketoiminta ei laajasti ajatellen ole mahdollista ilman tietohallinnon palveluita. Toisaalta tietohallintoakaan ei tarvita, jos ei ole liiketoimintaa, jolle palveluita tarjotaan.

Lopuksi

Tavoitteeksi voidaan asettaa, että kaikki näyttää tietohallinnossa siltä miltä pitääkin. Läpinäkyvä, liiketoimintaa tukeva, kustannustehokas ja hyvin huollettu ”ICT-kone” tuottaa oikein käytettynä kilpailuedun, joka kantaa pitkälle tulevaisuuteen.