Tunnista tietohallinnon neljä toimintakategoriaa

Tietohallinnot voidaan jakaa neljään toimintakategoriaan sen mukaan, miten organisoitua ja tavoitteellista niiden toiminta on.

 

Kategoria I: Osaamisalue

Informaatio- ja viestintäteknologian (engl. ICT) on tunnistettu tarvitsevan erityisosaamista ja ihmisten toimenkuviin on kirjattu tähän liittyviä tehtäviä ja vastuita. Toisinaan tehtäviä ei ole kirjattu edes toimenkuviin, mutta ICT-tehtäviä tekevät ihmiset kyetään yksilöimään. ICT-toiminta voi olla organisoitu omaksi yksiköksi – tietohallinnoksi – ja sillä voi olla nimetty vetäjä. Tietotekniikan hyödyntäminen voi olla hyvinkin sujuvaa ja jopa edistyksellistä, jos ihmiset ovat osaavia, heitä ohjataan ja he saavat toiminnastaan liiketoiminnalta palautetta.

 

Kategoria II: Tukitoiminto

Tukitoiminnolla on suvereniteetti. Suvereniteetti tarkoittaa, että tietohallinnolla on toiminnan raamit, jonka puitteissa se kykenee johtamaan omaa toimintaansa. Hyvin johdettu tukitoiminto on liiketoimintaohjattua, mutta toiminnan operatiivinen johtaminen on itsenäistä. Tukitoiminto on kustannusvastuullinen ja on suoraan tai epäsuorasti edustettuna johtoryhmässä. Tukitoiminnon tehtävänä on varmistaa, että ICT-palvelut vastaavat liiketoiminnan tarpeita sekä ovat luotettavia ja kustannustehokkaita.

 

Kategoria III: Johtamistoiminto

Johtamistoiminto on liiketoiminnoille rinnasteinen toiminto, jonka tehtävänä on kilpailukyvyn kehittäminen ICT:n keinoin. Saman johtamistoiminnon alle vastuutetaan usein myös prosessien kehittäminen. Päätöksentekokäytännöt (governance) ovat tyypillisesti selkeät ja kehittyneet, jotta toiminta säilyy tehokkaana ja tuloksellisena tavoitteiden ristiaallokossa. Johtamistoiminto on hyvin edustettuna johtoryhmässä.

 

Kategoria IV: Liiketoiminta

ICT-palvelut ovat keskeinen osa yrityksen tuote- tai palvelutarjontaa ja niihin voidaan kohdistaa osa yrityksen tulovirrasta. Toiminto on tällöin aito tulosyksikkö ja se kantaa ainakin osin myös markkinariskiä. Tietohallinto voi kehittyä liiketoiminnaksi vain erityisen ICT-intensiivisillä toimialoilla. Tietohallinnon yhtiöittäminen ei tarkoita, että siitä tulisi automaattisesti liiketoimintaa, vaan kategorian kriteerit täytyy muutoin täyttyä.

 

ASETA ODOTUSARVOSI OIKEIN

 

Tietohallinnon toimintakategorian ymmärtäminen on olennaista kahdesta syystä: se auttaa 1) asettamaan tavoitetason oikein ja 2) ymmärtämään, mitä tietohallinnolta voidaan odottaa.

Osaamisalue ei ole kehitysorganisaatio

Tietohallinto voi vallan hyvin olla ”vain” osaamisalue, jos siltä ei odotetakaan kykyä kehittää ja uudistaa yrityksen kriittisiä tietojärjestelmiä. Se hoitaa pyyteettä kaikki ne tehtävät, jotka siltä pyydetään. On syytä muistaa, että projektit ja hankkeet eivät ole tehtäviä, eikä niiden suorittamista voida tietohallinnolta edellyttää. Jos tällaiselta tietohallinnolta edellytetään toiminnanohjausjärjestelmän uusimista, on yrityksen johto syyllistynyt karkeaan odotusarvovirheeseen. Hanke tulee lähes varmasti olemaan ongelmallinen. Pienille yrityksille osaamisalue-kategoria on usein riittävä toimintamalli.

 

Tukitoiminto suoriutuu tietotekniikan kehittämisestä

Keskisuurissa ja suurissa yrityksissä kehittäminen on jatkuvaa ja siksi tietohallinnon on oltava vähintään tukitoiminnon tasolla. Tällöin ensimmäinen kysymys on, mistä toiminnolle vetäjä ja johto? Johdolla on oltava aito kyky johtaa toimintoa. Se edellyttää strategista ajattelua, operatiivisen johtamisen osaamista, esimiestaitoja sekä kykyä liiketoimintayhteistyöhön. Tietohallinnolla tulee olla kyky läpiviedä projekteja, mutta liiketoiminnan kehittämistä siltä ei voida, eikä tule edellyttää. Tietohallinto kykenee vastaamaan toiminnanohjausjärjestelmähankkeessa hankkeen tietoteknisesta osuudesta, kunhan liiketoiminta vastaa prosessien ja toimintamallien uudistamisesta sekä hankkeen kokonaisohjauksesta.

Johtamistoiminto kehittää liiketoiminnan toimintamalleja

Ollakseen johtamistoiminto tietohallinnon tulee olla jo huomattavan kehittynyt asiantuntijaorganisaatio. Se mitä voitiin edellyttää tukitoiminnon johdolta, koskee kaikkia johtamistoiminnon avainhenkilöitä. Näin osaavan asiantuntijaorganisaation rakentaminen on pitkällinen tehtävä ja vaatii huomattavia taloudellisia panostuksia sekä ylimmän johdon varauksetonta tukea. Tietohallinnosta on lähes mahdoton rakentaa johtamistoimintoa, jos yrityksessä ei ole muita kehittyneitä asiantuntijaorganisaatioita. Tietohallinto, joka toimii johtamistoiminnon tasolla, on kyvykäs läpiviemään myös haastavia liiketoiminnan kehityshankkeita.