Digitaalinen virkamies

Samalla ihminen saa käyttöönsä entistä älykkäämpiä apuvälineitä, joilla omaa elämää ja työtä voi helpottaa ja työtä tehostaa.

Millainen on digitaalinen virkamies?

Digitaalinen virkamies on valtion tai kunnan palveluksessa oleva virtuaalinen henkilö, joka koostuu sekä ihmisen että tietotekniikan tehokkaasta symbioosista.

Sen tehtävä on palvella kansalaisia ja yrityksiä mahdollisimman tehokkaasti siten, että heidän elämänsä ja toimintansa edellytykset ovat sellaiset, että Suomi yhteiskuntana ja Suomi Oy taloudellisena toimijana voivat hyvin ja menestyvät.

Kun kansalainen tai yrityksen edustaja asioi digitaalisen virkamiehen kanssa, hänen ei tarvitse täyttää yhtään lomaketta, eikä antaa itsestään tai yrityksestään sellaisia tietoja, jotka hän on jo kerran antanut.

Hänen ei tarvitse mennä fyysisesti virkamiehen luokse kuin poikkeustapauksissa.

Digitaalinen virkamies on myös tehokas – hän antaa tietokoneiden tehdä rutiinipäätökset.

Erilaiset luvat – rakennusluvat, ajoluvat, yritystoiminnan luvat tietokone myöntää automaattisesti, jos hakijan sähköisesti toimittamat tiedot ja julkisen sektorin tietokannoista löytyvät tiedot kattavat luvan saamiseen tarvittavat tiedot – tämä pätee ainakin 90%:iin kaikista luvista.

Virkamies käyttää aikaansa ja osaamistaan etupäässä niihin tapauksiin, jossa hakijaa tulee auttaa täyttämään kaikki hakemansa luvan ehdot.

Digitaalinen virkamies ja hänen asiantuntemuksensa on käytettävissä 24/7 sähköisten kanavien kautta. Tämä tarkoittaa sitä, että tehokkaat sähköiset neuvontapalvelut opastavat esimerkiksi erilaisten tukien hakemisessa.

Digitaalinen virkamies myös tietää, mitä kaikkia tukia hakijalle on jo myönnetty ja millä perusteella.

Tällä hän välttää päällekkäisten ja oikeudettomien tukien myöntämisen ja tukee myös sitä, että hakijalle osataan suunnata oikeanlaisia palveluita, jotta tuen tarvetta voitaisiin vähentää tai poistaa kokonaan.

Työttömälle voidaan tarjota automaattisesti hänen edellytystensä mukaista työvoimakoulutusta tai sopivaa vapaata työpaikkaa haettavaksi.

Digitaalinen rakennustarkastaja ei tule rakennuksen valmistuttua paikalle, vaan hän seuraa sähköisesti projektin etenemistä ja puuttuu mahdollisiin ongelmiin heti niiden ilmaannuttua ja auttaa rakennuttajaa ongelmien ratkaisussa.

Kroonisesti sairaan ihmisen tilaa seurataan jatkuvasti, ja lääkäri saa tiedon mahdollisista ongelmista automaattisesti, ja henkilölle määritellään automaattisesti hoitotoimenpiteitä tai kutsutaan terveydenhuollon pisteeseen, jos tarvitaan enemmän tutkimuksia.

Digitaalinen virkamies tarjoaa työkaluja yrityksille ja kansalaisille, jotta he voivat myös itse toteuttaa vaikkapa nykyisiä viranomaisvalvonnan tehtäviä omavalvontana. Jos omavalvonnan tiedot eivät tyydytä, vain silloin on tarvetta virkamiehen puuttua asiaan.

Miksi digitaalista virkamiestä tarvitaan?

Omalle kohdalleni on tullut aivan lähiaikoina kaksi tapausta, jossa tiedon saatavuus ja välitys ja kokonaisvaltaisen tiedon puute ovat olleet pullonkaulana asioiden sujuvalle hoitamiselle

Sukulaistätini iältään 85 vuotta on sairastunut jatkuvasti pahenevaan ja parantumattomaan muistisairauteen.

Kesti lähes vuoden ennen kuin hänelle saatiin pysyvä sijoituspaikka palvelutalosta ja häntä yritettiin jopa kotiuttaa välillä, vaikka kaikki hänen asioidensa käsittelyyn osallistuneet sosiaali- ja terveystyöntekijät tiesivät jo varhain, että lopputulos on väistämätön.

Erilaisiin kokouksiin, kokeiluihin kotona ja niin edelleen käytettiin erittäin monen ihmisen työpanosta ja rahaa, koska kokonaistilannekuvasta ei vastannut kukaan.

Läheiseni sairastui reilu kuukausi sitten akuuttiin vatsakipuun. Mentyään ensin omalle vakiolääkärilleen hänen ehdotuksensa oli, että kyseessä on umpisuolentulehdus.

Tästä eteenpäin asiat eivät sitten sujuneetkaan, vaan ennen leikkausta matka kulki Marian Sairaalan päivystyksen kautta Meilahteen ja sieltä sitten Jorviin, samoja kokeita ja samoja kysymyksiä tehtiin useita.

Umpisuoli ehti puhjeta, ja siitä oli seurauksena pitkähkö toipuminen ja myös muita komplikaatioita, joista osa olisi todennäköisesti voitu välttää kotikonstein tehtävällä kontrollilla, josta data olisi viety sähköisesti järjestelmiin ja näin automaattisesti lääkitysjaksoa automaattisesti pidentämällä.

Tällä olisi todennäköisesti vältetty kaksi lääkärikäyntiä. Osasyy hitaaseen reagointiin saattoi olla myös lääkärien subjektiivinen arviointi – potilas on erittäin urheilullinen ja hyväkuntoinen, joten oireet eivät olleet niin rajuja kuin datan mukaan olisi pitänyt olla.

Digitaalinen lääkäri olisi toiminut numeroiden ja kaikkein aiempien toimenpiteiden ja oireiden pohjalta, ja turha juoksuttaminen ja moninkertainen työ olisi vältetty.

Samanlaisia kokemuksia on varmaan aika monilla.

Digitalisaatiolla kansantalouden painopiste julkiselta sektorilta yksityiselle!

Kestävyysvaje on jo vähän kulunutkin sana, mutta sitä vastaan pystymme parhaiten taistelemaan digitalisoimalla julkista sektoria ja vähentämällä päällekkäisyyksiä.

Koko julkinen sektori voi helpostikin asettaa säästötavoitteeksi henkilöstömäärässä kaksikymmentä prosenttia, joka samalla säästäisi kiinteistö- ja muissa toimintakuluissa jopa tätä enemmän, koska henkilömäärän vähentämisen lisäksi toiminnassa on muutakin järkeistämistä.

Valtion ja kuntien menoissa digitalisointi ja muu järkeistäminen säästäisi enemmän kuin tämänhetkiset valtio- ja kuntatalouden alijäämät ovat, jolloin velkaa ei tarvitsisi ottaa lisää.

Julkisten menojen osuus bkt:stä oli vuonna 2012 56,6% (noin 109mrd€, koko bkt 192,5 mrd€), kolmanneksi suurin EU:ssa. Ja se kasvoi 4,7 prosenttia samaan aikaan, kun koko bkt:n kasvu oli nimellisesti kaksi prosenttia, teollisuustuotanto pieneni, ja kauppa- ja vaihtotaseet ovat negatiivisia.

Tämän on muututtava ja bkt:n painopiste saatava yksityiselle sektorille.

Miten saadaan aikaan digitaalinen virkamieskoneisto?

Julkisella sektorilla on paljon johtajia, jotka ovat tiedostaneet sekä digitalisaation nopean etenemisen että sen mahdollisuudet.

Eteneminen on kuitenkin tuskastuttavan hidasta, koska yhteistä kehittämistä ja selkeää omistajuutta digitalisoinnin edistämiseksi ei ole.

JulkICT-strategia ottaa kantaa näihin asioihin, mutta ohjausmallina nähdään verkostomainen ohjausmalli. Verkostoimaisen ohjausmallin ongelma on se, että omistajuutta ei ole määritelty. Se puolestaan johtaa helposti siihen, että digitalisaatio etenee kuin purjelaiva ilman köliä.

Vaikka uskon verkostoihin muutosvoimina ja vaikuttamisen keinoina, tulee muutoksen toteutusta johtaa kuten yksittäisessä konsernissa – nimetyn omistajuuden, tavoitteiden ja resursoinnin kautta.

Olisi luontevaa, että valtionvarainministeriö ottaisi budjettiministeriötä suuremman roolin valtiontalouden tehokkuuden kehittämisessä erityisesti digitalisaatioon liittyvissä asioissa, jotta asioita katsottaisi kokonaiskustannusten ja kokonaistuottavuuden eikä pelkästään esimerkiksi ict-kustannusten näkökulmasta.

Mikä on lopputulos, jos digitalisaatio ei etene?

Digitalisaatio on julkisen sektorin suurin mahdollisuus tehostaa toimintaa.

Se tarvitsee tuekseen kuitenkin vahvaa toimintamallien, vastuiden ja tehtävien ja organisaatioiden uudelleenmäärittelyä ja muutosjohtajuutta yli ministeriö-, kunta- ja virastorajojen.

Jos tehostamista ei saada pikaisesti aikaan, seurauksena on se, että väestön vanhenemisen myötä julkisen sektorin osuus niin työvoimasta kuin bkt:stäkin kasvaa edelleen.

Näin ollen yksityisen sektorin on entistä vaikeampaa saada Suomesta työvoimaa sen lisäksi, että se joutuu kantamaan entistä suuremmaksi paisuvan julkisen sektorin menot, jolla on välitön vaikutus kilpailukykyyn niin vientikaupassa kuin myös houkuttelevuutena yritysten ja ulkomaisten investointien sijaintipaikkana.

Tietohallintojohtajat ovat digitalisaation mahdollistajia

Uskonkin, että meillä tietohallintojohtajilla on mahdollisuus ottaa roolia niin digitalisaation kuin siihen liittyvien palveluinnovaatioidenkin evankelistoina ja mahdollistajina ja näin nopeuttaa kehitystä.

Omalta osaltani tämä blogi ja myös tämän julkaisun jälkeen JulkICT:n Strategiaryhmään avaamani keskustelu ovat lähtölaukaus tälle evankeliointityölle.

(Kirjoittaja on ICT Standard Forum bloggaaja, kirjoitus on julkaistu aikaisemmin CIO.fi-sivulla).