Sekä yritykset että julkisen hallinnon organisaatiot kilpailuttavat ICT Infrastruktuuripalveluiden ulkoistuskumppaneitaan halvempien hintojen ja paremman palvelun toivossa. Usein kilpailuttamista seuraa myös toimittajan vaihdos. Julkista hallintoa velvoittaa kilpailuttamiseen myös hankintalaki, joka velvoittaa toteuttamaan kilpailuttamisen määräajoin ja määrämuotoisena.
Tutkin julkishallinnon toimittajanvaihdosta, ja huomasin, että siinä on tärkeää huomioida seuraavat 5 näkökulmaa:
ICT-ulkoistuskumppanin vaihdos edellyttää vaihtostrategiaa. Vaihtostrategiassa on hyvä suunnitella vaihdoksen eri vaiheet, sekä osapuolilta edellytettävät kyvykkyydet. Vaihtostrategian tueksi tarvitaan riittävästi mallipohjia, kuten esimerkki tarjouspyynnöstä ja sopimuksesta , sekä riittävästi kokemusta kilpailuttamisesta. Monessa julkisessa organisaatiossa kilpailutus on vielä niin uusia asia, ettei kokemusta ole kertynyt riittävästi, ja toimittajalta edellytettävien kriteerien määritteleminen etukäteen muodostaa huomattavan haasteen.
Hyvä vaihtostrategia on loistava pohja kilpailutuksen suunnitteluun ja valmisteluun. Valmiiden ja koeteltujen mallipohjien avulla vaihdoksen laadukas suunnittelu on helpompaa. Suunnittelu on asiakasorganisaation vastuulla ja erityisen tärkeää laadukas suunnittelu on julkisen hallinnon tapauksessa, jolloin kilpailutuksen valintaperusteet pitää määritellä jo tarjouspyyntövaiheessa. Suunnittelussa tehdyt virheet saattavat pakottaa valitsemaan heikommin soveltuvan toimittajan.
Valitulla toimittajalla pitäisi olla kokemusta myös julkishallinnon organisaatioiden kanssa toimimisesta, sillä monet prosessit (esim. päätöksenteko ja hallinta) on suunniteltu julkisella puolella eri tavalla. Toimittajan olisi hyvä kyetä mukautumaan julkishallinnon tarpeisiin ja toimintatapoihin sekä kehittämään niitä. Toimittajat ovat usein tottuneet yrityksien kanssa toimiessaan hyvin erilaiseen toimintatapaan. Toisaalta myös julkishallinnon olisi hyvä hyödyntää toimittajien yrityselämässä hyväksi havaitsemiaan toimintamalleja.
Uusi yhteistyökumppani tuo usein molemmille osapuolille uudistuksia toimintamalleihin ja prosesseihin. Lisäksi ulkoistuskumppanin vaihdos on usein hyvä tilaisuus uudistaa nykyisiä prosesseja. Muutettujen prosessien jalkauttamiseen ja viestimiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota, jotta toiminta ei vähitellen palaudu entiselleen.
Riittävä viestintä on avain onnistuneeseen ulkoistuskumppanin vaihdokseen. Aluksi viestintää käydään lähinnä tarjouspyynnön ja tarjousten kautta. Tarjouksista siirrytään sopimusneuvotteluihin, ja viimeistään käyttöönottovaiheessa neuvottelut ja tapaamiset syrjäyttävät kirjalliset dokumentit pääasiallisena tiedonsiirtokanavana. Erityistä huomiota on kiinnitettävä myös koko ekosysteemin hallintaan. Edellisen toimittajan lisäksi on viestittävä muutoksesta muille yhteistyökumppaneille, ja tarvittaessa otettava heidät mukaan käyttöönoton suunnitteluun.
Haluatko tietää lisää Bisnesteknologiamallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.