Viime viikolla istuessani uudella asiakkaalla kokouksessa, asiakkaan järjestelmäpäällikkö esitti mielenkiintoisen – joskin tutun kysymyksen. Kysymys kuului: Mikä on sopiva osuus ulkoistaa ja ostaa palveluna – mikä osuus taas kannattaa pitää yrityksen omassa hoidossa?
Tätä vastausta et halua kuulla, mutta niin kuin hetken pohdittuasi ymmärrät, ei ”best practisea” tai kaiken kattavaa prosenttilukua voida esittää. On olemassa vain asioita ja kokemuksia joiden pohjalta voidaan päätellä, mikä luultavasti missäkin tilanteessa ja yrityksessä on järkevää.
Siihen vaikuttaa moni asia, mm. yrityksen toimiala, yrityskulttuuri ja -koko.
Onko olemassa jotain osa-alueita, jotka kannattaisivat aina ulkoistaa tai joitakin joita aina kannattaisi pitää itsellään?
Liiketoiminta osaaminen ja johtaminen luonnollisesti kannattaa pitää itsellään, koska tällä luodaan kilpailuetu. IT-palveluiden johtaminen voidaan hankkia palveluna, kunhan tavoitteet ja visio näiden suhteen on selkeä. Peruspalvelutuotanto taas kannattaa usein ulkoistaa, jos omalla IT-osastolla ei ole siihen vahvoja taloudellisia ja liiketoiminnalle lisäarvoa tuovia vaikutuksia.
Olen usein kuullut myös sanottavan, että tietoturva kannattaa pitää talon sisällä. Tämä kuitenkin mielestäni voidaan rajata niin, että itse käytännön palvelu voidaan ostaa ulkoa, vain sen johtaminen ja tarvittava ymmärrys pitää löytyä tietohallinnosta.
Toimiala vaikuttaa ulkoistuksen asteeseen jonkin verran, kuitenkin vähemmän kuin esimerkiksi yrityskoko.
Toimialojen välinen IT:n hyödyntäminen eroaa toisistaan paljon, mutta myös toimialan sisällä yrityskulttuuri ja sitä kautta työskentelytavat vaikuttavat asiaan. On eri asia hankkia ja tuottaa palveluita projektiorganisaatiolle, jonka päätyö tehdään perustoimisto-ohjelmilla kuin esimerkiksi vahvasti tuotannonohjausjärjestelmäänsä tekemisessä nojaavalle yritykselle. Projektiorganisaatiossa voi helposti ulkoistaa isommalla kädellä, kun taas jälkimmäisessä organisaatiossa tarvitaan enemmän ymmärrystä liiketoiminnan tarpeista. Tässäkään tapauksessa se ei ole mahdotonta, pitää vaan tehdä kotiläksyt kunnolla ja tietää mitä tekee.
Yrityskulttuuri vaikuttaa oleellisesti tähän. Tarkemmin sanottu yrityksen työskentelytavat ja käyttäjien IT-valveutuneisuus. Onko käyttäjillä tarvetta esimerkiksi käyttää sitä viimeisintä Ipadia työntekoon vai tukevatko järjestelmät vain yrityksen vakioitua työasemaa? Tässä yhtälössä vakioidulle ympäristölle on helppo löytää toimittaja ja ulkoistaa se, mutta kasvavan nykysuuntauksen mukainen omien työkalujen hyödyntäminen työskentelyssä asettaa myös haasteet ulkoistuksen toteutukselle niin vastuu-, kuin hinnoittelunäkökulmasta. Yrityskulttuuri voi olla myös sitä, että kaikki tehdään itse lumitöistä alkaen konsernin toimesta, joten tällaisessa yrityksessä on myös luonnollisempaa hoitaa käytännön tekeminen IT:n osalta itse. Tämä ei välttämättä tee siitä yhtään sen järkevämpää.
Myös yrityskoko vaikuttaa tähän oleellisesti. Tärkeää on löytää aina oikeankokoinen kumppani, jotta molempien tarpeet kohtaavat ja saadaan aikaiseksi win-win tilanne. Suurissa yrityksissä voi olla kannattavaa pitää yllä ”kauhun tasapainoa” eli hankkia keskeisiä palveluita useammalta toimittajalta. Näin toimittajat pidetään hereillä, eikä heitä päästetä vajoamaan omahyväiseen stabiliteetin tilaan – kehityksen samalla pysähtyessä. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi siten, että hankitaan käyttöpalvelut toiselta toimittajalta ja työasemapalvelu toiselta toimittajalta. Tämä soveltuu yleensä vain suurempiin yrityksiin, koska tämä on hallinnollisesti raskaampi malli. Yhdeltä toimittajalta hankkiminenkin voi olla järkevää, jos esimerkiksi toimittajan toimialatuntemus on vertaansa vailla tai hinnoittelu puoltaa tätä vahvasti. Tällaisen ulkoistusstrategian laatimisessa kannattaa palvelut koota järkeviksi kokonaisuuksiksi, jotta niitä tätä voidaan hyödyntää strategisessa suunnittelussa.
Erilaisilla kombinaatioilla voidaan onnistua, mutta vääriä valintoja tehden myös luonnollisesti epäonnistua. Analysoi yrityksen tarve ja tilanne joiden pohjalta näitä lähdetään kehittämään. Vaakakuppi ulkoistamisen ja itse tekemisen osalta myös tasapainoilee ajan myötä. Se mikä toimii tänään, ei välttämättä ole optimaalinen toimintatapa huomenna.
Tärkeintä on, että löydät omaan yritykseesi teille sopivan ja toimivan yhdistelmän, oli se sitten täysulkoistus, in-house tai jotain näiden väliltä. Tärkeätä on aktiivisesti seurata palvelutuotannon tasoa ja laatua sekä itsensä ajan tasalla markkinahinnoista ja mahdollisuuksista. Yksikertaisesti: miettiä miten samat asiat voisi tehdä tehokkaammin.
Niin ja se Pilvi vaikuttaa tähänkin.
Haluatko tietää lisää Bisnesteknologiamallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.