Leena Ollonqvist
Mar 25, 2013

Mitä löytyy onnistuneen tietojärjestelmähankinnan taustalta

Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä on suurten muutosten edessä, mitä tietojärjestelmiin tulee. Sairaanhoitopiiri on uusimassa mittavan määrän tietojärjestelmiä lähivuosien aikana. Itse asiassa kaikki tärkeimmät järjestelmät ovat uusimisen kourissa. Samalla ollaan luomassa uutta mallia alueellisen yhteistyön piirissä.

Satakunnan sairaanhoitopiirissä on kaksikymmentä kuntaa ja alueen väestöpohja on noin 226 000  asukasta. Tyypillistä alueella on väestön ikääntyminen, mikä osaltaan lisää väestön sairastavuutta.  Sairaanhoitopiirillä on sairaalat Porissa, Raumalla ja Harjavallassa. Kuulumme Tyksin erityisvastuualueeseen, mihin kuuluu myös Vaasan sairaanhoitopiiri. Työntekijöitä on noin 3800.

Pääjärjestelmämme potilashoidon osalta on kehitetty viime vuosituhannella ja on siis tiensä päässä. Valtakunnallisiin järjestelmiin liittyminen edellytti järjestelmän uusimista. Sähköisen reseptin käyttöönotto oli tehtävä lain mukaan kevään 2013 aikana ja seuraavana vuonna on edessä kansalliseen arkistoon liittyminen.

Hankintaa valmisteltiin pitkään. Pohjatyötä tehtiin vaatimusmäärittelyllä, joka oli mittava. Hankinta haluttiin jakaa kahteen osaan: potilaskertomuksen ja potilashallinnon osioihin. Ensin käynnistettiin kertomusosion hankinta ja siis kilpailutus. Samaan ajankohtaan ajoittui myös tietopalveluyksikön liikkeenluovutus. Koko tietopalveluyksikkö ulkoistettiin ja liitettiin samaan yhtiöön, joka hoitaa myös Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin tietopalvelua. Sairaanhoitopiirin puolelle jäi vain tietohallintopäällikkö.

Tarjouksia saatiin kahdeksan. Hintahaitari oli laaja, runsaasta miljoonasta melkein kymmeneen miljoonaan euroon. Hinta ei kuitenkaan ollut ainoa ratkaiseva tekijä, vaan haluttiin painottaa järjestelmän ominaisuuksia ja käytettävyyttä. Loppumetreillä kuitenkin hinta oli se tekijä, mikä pisteet voittajalle vei.

Kun valinta oli tehty ja sopimukset allekirjoitettu, pääsi varsinainen käyttöönottotyö vauhtiin. Ja tässä vaiheessa luotiin pohja onnistumiselle. Organisointi ja yhteistyö liitettynä onnistuneisiin henkilövalintoihin oli ratkaisevaa. Liikaa en voi kiittää innostuneita ja osaavia henkilöitä ja heidän työpanostaan. Osapuolia oli monia, oli oma organisaatiomme, toimittajan projektiväki ja oman tietohallintoyhtiömme väki. Jokaisella oli oma roolinsa ja oma projektiorganisaationsa. Aikataulu oli kohtalaisen tiukka, missä on myös omat hyvät puolensa; se haastaa.

Nostan omasta organisaatiostamme kymmenen avaintekijää: tietohallintoylilääkäri, projektipäällikkö ja kahdeksan koordinaattoria.  Koordinaattorit suunnittelivat käytännön asiat, testasivat ja kouluttivat hoitohenkilöstön. Koordinaattorit irrotettiin omasta työstään täysipäiväisesti tähän työhön. Koordinaattorit olivat käytännön osaajia eri ammattiryhmistä: sihteerit, hoitajat ja osastohoitajat. He tulivat eri toimialueilta, eri erikoisaloilta. Työ oli heille varmasti haastavaa ja monet joutuivat monesti ylittämään itsensä, kun joutuivat työskentelemään alueella, joka ei aikaisemmin ollut kuulunut heidän työtehtäviin eikä peruskoulutukseen. Mutta heistä tuli kokeneita kouluttajia ja erinomaisia käytön tukijoita ja ratkaisijoita. He onnistuivat tehtävässään. Heidät rekrytoi ja heitä sparrasi ja ohjasi projektipäällikkömme, joka suvereenisti piti langat käsissään ja omalla hienolla persoonallaan sai kaikki puhaltamaan yhteen hiileen ja onnistumaan. Olen aivan otettu tästä suorituksesta. Tämän lisäksi saimme aivan loistavan tietohallintoylilääkärin, jolla sattumoisin oli kokemusta kyseisen järjestelmän käytöstä ja lääkärikunnan kouluttamisesta ja lisäksi vielä potilasjärjestelmän vastaavasta käyttöönoton läpiviemisestä. Tietohallintoylilääkäri itse koulutti lääkärikunnan ja koordinoi lääkäreiden käytännön asioita. Tästä onnistumisesta huippupisteet ja iso kumarrus!

Mitä sitten saavutimme? Saimme järjestelmän käyttöön sovitussa aikataulussa, otimme sähköisen reseptin käyttöön onnistuneesti ja virallistimme sähköisen kertomuksen paperisen kertomuksen sijaan. Aloitamme koko Satakunnan alueen tietojen näkymisen ja myöhemmin lähete-palauteliikenteen sähköistämisen.

Palataan myöhemmin siihen, mitä käytännön asioita muuttui ja mitä vielä on tehtävää.

 

Leena Ollonqvist, FM, tietohallintopäällikkö, Satakunnan sairaanhoitopiiri

 

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.