Tietohallintomallin mukaan projekti ei lopu kun sen tuotokset on otettu käyttöön. Projekti loppuu vasta kun se on muodollisesti päättetty ja projektin hyödyt on arviointu.
Hyötyjen arvioinnin perustana on ennen projektia laadittu ja projektin aikana päivitetty liiketoimintasuunnitelma (business case). Suunnitelma kertoo, kuinka paljon projektin toteuttaminen maksaa ja mitkä ovat projektin oletetut hyödyt. Tyypillisiä hyötyjä ovat lisääntynyt myynti, alentuneet tuotantokustannukset sekä pääoman ja materiaalien tehokkaampi käyttö.
Projektin lopussa siis kulut ovat selvillä. Rahaa on kulunut ja töitä on tehty. Hyödyt sen sijaan ovat harvemmin selvillä, koska projektin tuotoksen eivät ole olleet vielä kovin pitkään käytössä eikä kokemusperäistä tietoa siksi ole vielä kertynyt. Tämä hankaloittaa projektin arviointia.
Ainoa keino hyötyjen arviointiin on jonkinlaisen mittaamismenetelmän käyttäminen. Menetelmän on syytä olla ainakin osittain automatisoitu, jotta sen käyttämiseen ei kulu liikaa aikaa ja jotta sitä voidaan käyttää usein. On siis oltava järjestelmä, jolla hyötyä voi mitata.
Mittausjärjestelmä ei synny itsestään vaan sen on oltava osa projektia. Jotta mittausjärjestelmä olisi osa projektia, sen on oltava mainittuna projektisuunnnitelmassa ja vahdittavana eri määräpisteissä. Jotta olisi mitä vahtia, mittausjärjestelmän täytyy valmistua paljon ennen varsinaisen projektin valmistumista (vesiputousmallissa mittausjärjestelmän on valmistuttava yhtäaikaisesti varsinaisen järjestelmän vaatimusmäärittelyn kanssa)
Jotta projektin voisi päättää, projektin osana on siis rakennettava projektin hyötyjen mittaamisjärjestelmä.
Haluatko tietää lisää Bisnesteknologiamallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.