Matias Klemola, Patrik Vilja, Peter Vilja, Ossi Hirvikoski, Olli Selamaa
Feb 14, 2011

Neuvottelut, sopimukset ja päätöksenteko Skypen avulla

Tarjoaako Skype kaiken tarpeellisen neuvottelujen, sopimusten ja päätöksenteon toteuttamiseksi?

Skype tarjoaa mahdollisuuden usean hengen videoneuvottelulle. Tämänkaltainen neuvottelu mahdollistaa keskustelun pitkästä välimatkasta huolimatta. Mahdollisesti samalla tekniikalla voidaan käydä lyhyitä keskusteluita jotka antavat työntekijöille mahdollisuuden työskennellä kotoa käsin.

Usean hengen videokeskustelu asettaa vaatimuksia laitteistolle ja nettiyhteyksille. Usein kummatkin on jo valmiiksi kunnossa yritysympäristössä. Usean hengen puhuessa nettiviive voi vaikuttaa puheenvuorojen toimivuuteen. Internet mahdollistaa myös tiedonhaun keskustelun aikana ja linkkien jakamisen lennosta.

Sopimukset voidaan myös lähettää Skypen kautta. Kuitenkin pitää muistaa, että kaikki liikenne menee Skypen palvelinten läpi joten salaisten sopimuksien sopiminen ei välttämättä ole turvallista tämän kanavan kautta. Skype kuitenkin salaa kaiken tiedonsiirron joten käytönnössä Skypen murtaminen on samankaltaista kuin sähköpostiohjelman murtaminen. Tekniseltä kannalta sopimusten välitys on kuitenkin mahdollista. Samalla voidaan käydä keskustelua sopimusehdoista ja muokata sopimusehtoja lennosta.

Internetin läsnöolo videoneuvottelujen aikana mahdollistaa huomion jakautumisen esimerkiksi internetin selauksen ja itse keskustelun välillä. Läsnäolo ei välttämättä ole yhtä intensiivistä kuin kasvotusten. Kuitenkin toisen keskustelijan passiivisuus on helposti aistittavissa. Hyvän työmoraalin omaavalla työntekijällä tätä ongelmaa ei ole. Jatkuvan kommentoinnin tarve saattaa tehdä keskusteluista niin dynaamisia, että virikkeiden käyttö ei edes ole mahdollista.

Identiteettivarkauden riski on sama kuin kasvokkain jutellessa, joten voidaan olettaa, että vastaanottajan henkilöllisyyttä ei erikseen tarkasteta.

Skypen käytön aikana voi esiintyä teknisiä ongelmia ja esimerkiksi kaikki tiedonvälitys on internetin toimivuuden armolla.

Käytännössä päätöksen aikaansaaminen on samankaltaista kuin kasvotusten jutellessa jolloin ongelmaksi tulee vain allekirjoituksen ja sopimusten sitovuus. Videokeskustelua ja Skypen kautta tehtyä tiedonvälitystä tulisi käsitellä kuten normaalia henkilöiden välistä kanssakäymistä. Tekniset edellytykset on täytetty, joten yritysten tulisi vain pohtia turvallisuus- ja sopimusteknisiä kysymyksiä.

 

HAAGA-HELIA – opiskelijat,

Matias Klemola, Patrik Vilja, Peter Vilja, Ossi Hirvikoski ja Olli Selamaa

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.