Sosiaalisen median osa vapaa-ajasta on kasvanut huikeisiin mittasuhteisiin. Tämän vuoksi on myös syytä kartuttaa mahdollisuudet sosiaalisen median hyötykäytöstä. Tässä artikkelissa pohditaan sosiaalisen median mahdollisuuksia projektien johtamisessa.
Sosiaalinen media on helposti lähestyttävä, väline vuorovaikutteiseen verkostoitumiseen ja monikanavainen unohtamatta sen läpinäkyyttä ja moniäänisyyttä. Projekteissa, etenkin projektiryhmän pitää olla selvillä siitä mitä projektissa tapahtuu ja milloin. Tätä tietoa on helppo välittää sosiaalisen median avulla.
Avoimessa ja jo tutuksi tulleessa ympäristössä ideoiden heittely ja tarpeiden kartuttaminen on tehokkasta ja nopeaa. Projektin esiselvityksen tekemiseen sosiaalinen media on hyvä apuväline. Kun ideointi tapahtuu sosiaalisessa mediassa materiaali dokumentointiin on helpommin koottavissa kuin perinteisessä pöytäkeskustelussa. Ideoiden esittäminen ja lisääminen on vaivatonta myös vapaa-ajalla. Parhaassa tapauksessa ensimmäisen asteen ajatustyö on voitu suorittaa jo ennen kellokortin leimaamista ja näin säästyy kallisarvoisia työtunteja.
Projektin käynnistymispäätköksen jälkeen on työryhmän informointi yksinkertaisempaa ja otoksien lainaaminen valmiista dokumentti viidakosta on vaivatonta. Materiaali on myös kaikkien projektin jäsenten saatavilla. Aikataulut ja työmäärät ovat yleensä arvioita siitä mistä ryhmä pystyy suoriutumaan ja tämän työmäärän säätelemisessä sosiaalinen media on varteenotettava työtoveri.
Oikein käytettynä sosiaalinen media vahvistaa ketteryysmallia ja vanhahtava vesiputousmalli saattaa jäädä uusien virtojen alle. Tässä mallissa testitulokset ovat reaaliaikaisesti työyhteisön saatavilla ja mielipidetutkimuksen tekeminen sosiaalisen median tarjoamilla, jo valmiilla välineillä, on innovoivaa.
Tuotantoonsiirron aikajana lyhenee dokumenttiviidakko testitulosten läpinäkyyvyden avulla. Ylipäätänsä koko projektin siirron valmistelu voidaan aloittaa aikaisessa vaiheessa. Pilottiryhmän hallinta, muodostaminen ja informointi on sosiaalisen median kanavaa käyttäen helpompaa.
Ennen kaikkea projektin johdon päätökset, palaute ja arviointi tulee jakoon asianosaisille. Myös projektin sidosryhmät voivat osallistua edellä oleviin asioihin ja pystyvät vaikuttamaan omilla tarpeillaan projektin yhteisön toimintaan.
Sosiaalisen median käyttö projektinhallinnassa voi säästää huomattavia summia ja projektiryhmän työmäärää. Jotta edelliset asiat toimisivat ja olisivat hyödyllisiä sosiaaliseen mediaan olisi luotava enemmän ominaisuuksia joita projektiryhmät suoranaisesti pystyisivät hyödyntämään. Sosiaalisen median räjähdysmäisestä suosiosta johtuen sen hyöty projektien johtamisessa voi kasvaa entisestään projekteja tukevien lisäominaisuuksien avulla.
HAAGA-HELIA – opiskelijat,
Jaakko Turunen ja Kari Valli
Haluatko tietää lisää Bisnesteknologiamallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.