Maarit Alppiranta
Apr 15, 2011

Oppivatko käyttäjät itse vai pitääkö heitä kouluttaa?

Ihminen on oppivainen olento. Karkeasti sanottuna mitä vain on mahdollista oppia, jos oikein hartaasti harjoittelee. Onko se useinkaan tarkoituksen mukaista tai edes mahdollista? Tuskin.

Nykyihmisen käsien ja aivojen jatkeena toimivat tietokoneet monine työtä ja yhteisöllisiä tarpeita helpottavine sovelluksineen ja palveluineen ovat arkipäivää. Niiden tulisi lisätä tuottavuutta, tehostaa työtä, helpottaa ja viihteellistää elämää. Yksinkertaisten, visuaalisesti tyylikkäiden ja helppokäyttöisten palvelujen käyttö on kasvanut räjähdysmäisesti; Google ja iPhone jyräävät omassa markkinassaan. Näille yhteistä on keskittyminen käyttökokemukseen ja käytettävyyteen.

Hyvän käytettävyyden yksi kriteereistä on käyttäjän muistikuorman vähentäminen (Jacob Nielsenin heuristisen arvioinnin muistilista (Nielsen, 1994)). Palvelu tulisi olla intuitiivisesti käytettävä ja helposti opittavissa, eikä käyttäjää tulisi vaatia muistamaan asioita esim. ruudulta toiselle siirryttäessä. Asioiden tuttuus ja samankaltainen käyttölogiikka helpottavat uuden työkalun käytön omaksumista. Käytettävyyteen ja käyttäjäkeskeiseen suunnitteluun on alettu kiinnittää entistä enemmän huomiota. Nykyään monet palvelut tukevatkin hyvin käyttäjän itse oppimista.

Kaikkia palveluita ei tahtotilasta huolimatta ole mahdollista rakentaa niin intuitiivisiksi ja helppokäyttöisiksi, että niiden käyttöönotto sujuisi ilman opastusta. Usein pelkästään prosessi, jota sähköisellä palvelulla hoidetaan, on itsessään niin monimutkainen, että se vaatii perehdytystä. Tokikaan se ei tarkoita, että työkalun ei tarvitsisi olla käytettävä. Uusia palveluita tai työkaluja käyttöönotettaessa kyseessä on muutosprosessi, jossa kouluttaminen kohdistuukin pääasiassa uusiin toimintatapoihin ja sovittuihin yhteisiin käytäntöihin. Tekninen ratkaisu on vain tapa, jolla prosessi hoidetaan uudella tavalla. Tällöin koulutus ja myöhemmin saatava tuki ovat olennaisen tärkeitä, jotta uusi toimintatapa saadaan jalkautettua.

Jos palvelu on hyvä käytettävyydeltään, saadaan koulutuksen painopiste suunnattua uusien toimintatapojen opetteluun. Mikäli ratkaisu osoittautuu hankalaksi, on muutoksen aikaansaaminen luonnollisesti hitaampaa tai se epäonnistuu.

Toinen kohde, jossa koulutus on ensiarvoisen tärkeää, ovat tietyn toimintalogiikan oppimista vaativat järjestelmät esim. Microsoftin SharePoint, jonka käyttö on yleistynyt yritysten portaali- ja viestintäratkaisuna. Varsinkin SharePointin ylläpidon toimintalogiikka ja käyttöliittymä vaativat jonkin verran toistoja ja opettelua ennen kuin työskentelystä tulee sujuvaa. Tällaisissa tapauksissa kokonaisratkaisun laajat hyötymahdollisuudet pyhittävät heikomman käytettävyyden.

Koulutus puoltaa siis paikkaansa etenkin muutosjohtamisen välineenä ja monimutkaisten, uutta toimintalogiikkaa vaativien järjestelmien kyseessä ollessa. Jotta sähköisistä välineistä saataisiin tavoiteltava hyöty, tulisi niiden pääasiallisesti kuitenkin olla niin helppokäyttöisiä, ettei niiden käyttöön tarvitse kouluttaa.

Lähteet: Nielsen, J. (1994b). Heuristic evaluation. In Nielsen, J., and Mack, R.L. (Eds.), Usability Inspection Methods, John Wiley & Sons, New York, NY.

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.