Petri Huotari
Oct 29, 2013

Perustietotekniikan ulkoistaminen on taitolaji

Perustietotekniikan palvelutuotannon ulkoistaminen on kustannusäästöjä haettaessa ensimmäisiä kohteita, jonka kannattavuutta pyritään arvioimaan. Kuka päättää ulkoistuksesta? Miten varmistetaan, että ulkoistus tukee paremmin liikentoimintaa? Miten selvitetään, että ulkoistus kannattaa toteuttaa? Seuraavassa esityksessä etsitään vastauksia esitettyihin kysymyksiin.

 

Ulkoistuspäätös ja siihen johtavat syyt

Perustietotekniikan ulkoistamisesta päättää yrityksen johto. Päätöksessä on kuitenkin poikkeuksetta reunaehtoja, jotka pitää täyttyä ennen ulkoistuksen toteutusta. Ulkoistus on oltava kannattava ja sen on lisättävä kilpailukykyä. Lisäksi yrityksen maine ei saa kärsiä irtisanomisista tai henkilösiirroista. Lakia liikkeen luovutuksesta on noudatettava viimeistä piirtoa myöden.

 

Useimmassa tapauksessa perustietotekniikan ulkoistaminen tulee esiin, kun perustietotekniikka ei täytä liiketoiminnan uudistuvia vaatimuksia. Perustietotekniikan palveluihin ei olla tyytyväisiä eikä kehitystä tapahdu. Liiketoiminnan kilpailukyky on yleensä tässä vaiheessa jo heikentynyt.

 

Kustannukset

Ovatko perustietotekniikan tuotantokustannukset tuotannon laatuun verrattuna liian korkeat? Faktoja kustannuksista ei edes talouspäällikkö pysty esittämään, koska perustietotekniikan monimutkaiset kustannukset ovat perinteisesti jakautuneet useille kustannuspaikoille. Todelliset kustannukset onkin syytä selvittää ulkopuolisen asiantuntijan avustuksella.

 

Analyysi

Kustannusten selvittäminen ei vielä riitä ulkoistuksen perusteeksi. Kustannusselvityksen jälkeen on analysoitava perustietotekniikan palvelutuotannon johtaminen, tuotantoprosessit, -ympäristö sekä palvelutuotantoon osallistuvan henkilöstön määrä ja osaamistaso. Vasta analyysin jälkeen muodostuu käsitys, millä yksikkökustannuksilla ja todellisella laadulla perustietotekniikan palveluita tuotetaan. Tämä analyysi on hyödyllistä teettää ulkopuolisella asiantuntijalla.

 

Vaatimukset

Vielä on kuitenkin epäselvää, mitä liiketoiminta todellisuudessa vaatii palvelutuotannolta. Vaatimusten määrittely tehdään perinteisesti kyselytutkimuksena. Haastateltavat valitaan siten, että kaikkien liiketoiminta-alueiden avainhenkilöt haastatellaan. Perustietotekniikan palvelutuotannon analyysin tekijä onkin luonteva haastattelija, koska hän tuntee analyysin perusteella kohdeympäristön riittävällä tarkkuudella.

 

Tarjouspyyntö ja kilpailutus

Vaatimusmäärittelyn jälkeen onkin perustiedot kerätty. Kustannukset, johtaminen, tuotantoympäristö, vaatimukset ja henkilöstö. Mutta mitä varten? Tarjouspyyntöä varten. Tarkoituksenahan oli selvittää ulkoistuksen kannattavuus. Kannattavuuden selvittämiseksi tarvitaan kilpailutettu tarjous ulkoistetusta palvelutuotannosta, jota vertaillaan oman palvelutuotannon hintaan ja laatuun.

 

Kilpailutuksessa tarjouspyyntö lähetetään parhaiten soveltuville palveluntarjoajille. Tässäkin kannattaa turvautua asiantuntijan palveluihin. Asiantuntija osaa laatia riittävän kattavan tarjouspyynnön sekä osaa valita soveltuvimmat palveluntarjoajat kilpailutukseen.

 

Henkilöstöosasto (HR)

Viimeistään tässä vaiheessa on syytä ottaa yrityksen henkilöstöosasto (HR) mukaan. Viestintä, henkilöstön irtisanomissuoja, palkkakustannukset ja muut edut ovat merkittävässä roolissa ulkoistuksessa. Erityisesti ulkoistuksesta kertova viestintä yrityksen sisällä on suunniteltava tarkasti. Mikäli yrityksen johto on suunnittelemassa perustietotekniikan palvelutuotannon ulkoistamista, niin siitä on tiedotettava riittävän ajoissa siten, että asiasta ei jää epäselvyyttä.

 

Kannattavuuden arviointi

Kilpailutus jatkuu, kun tarjoukset on vastaanotettu. Toimittajien kanssa on neuvoteltava sekä toteutuksesta että sopimuksesta. Neuvottelun kohteena on mahdollisesti myös toimittajan palvelukseen siirtyvät henkilöt.

 

Lopulta valitaan soveltuvin toimittaja tuottamaan perustietotekniikan palvelut. Toimittajan valinnassa keskitytään kannattavuuden arviointiin. Oman palvelutuotannon tarkka hinta ja laatu vertaillaan ulkoisen palveluntuottajan tarjoukseen vastaavista palveluista. Mikäli kannattavuus toteutuu ulkoistus on mahdollista käynnistää.Toimittajan valinnassa on jälleen hyödyllistä käyttää puolueetonta asiantuntijaa.

 

Ulkoistuksessa tarvittava osaaminen

Koska kyseessä on taitolaji, niin perustietotekniikan ulkoistuksessa tarvitaan vähintään seuraavaa osaamista

 

  • Perustietotekniikan kustannukset.
    • Vaadittava osaaminen: Taloushallinto ja tietotekniikka
  • Palvelutuotannon analysointi.
    • Vaadittava osaaminen: Tietohallinnon johtaminen sekä tietotekniikka
  • Vaatimusmäärittely
    • Vaadittava osaaminen: Tietohallinnon johtaminen
  • Tarjouspyyntö ja kilpailutus
    • Vaadittava osaaminen: Tietohallinnon johtaminen
  • Tiedottaminen ja henkiöstöasiat
    • Vaadittava osaaminen: Henkilöstöhallinto ja viestintä

 

Lopuksi

Perustietotekniikan ulkoistuksessa on mahdollista parantaa tuotannon laatua sekä saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä. Kolikon toiselle puolelle valitettavasti jää ulkoistettavan henkilöstön kohtalo. Ulkoistuskumppani yleensä työllistää tapauskohtaisesti vain parhaat tekijät.

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.