Liiketoimintaprosessien ja tietojärjestelmän kytkeminen toisiinsa onnistuu parhaiten uuden tietojärjestelmän hankinnan tai versionvaihdon yhteydessä. Tässä esitellään kolme erilaista lähestymistapaa käyttöönottoprojektiin. Lähestymistavat ovat korvausinvestointi, kehitysinvestointi ja strateginen investointi. Strategisen investoinnin lähestymistapa antaa parhaat eväät liiketoimintaprosessien ja sovelluksen saumattomalle liitolle siten, että ratkaisu antaa tuen myös pitkälle tulevaisuuteen. Käyttöönotettavana sovelluksena on tyypillisesti toiminnanohjaus- tai asiakkuudenhallintasovellus. Lähestymistapa soveltuu kuitenkin yhtä hyvin muille sovellusalueille.
Uusi sovellus tuo aina mukaan joitakin toiminnallisia muutoksia. Syitä ovat mm. nykyaikaisten sovellusten yhä vahvempi sisäinen integrointi sekä kehittyneet käyttöliittymäsovellukset. Lisäksi toiminnallisia muutoksia aiheuttavat yrityksen muuttunut tilanne tai muuttuneet tavoitteet. Toiminnallisten muutosten onnistumisen avain on vahva muutosjohtaminen. Kaikkien yritysten on mahdollista hankkia sama sovellus samoilta toimittajilta. On erittäin harvinaista, että yrityksellä olisi käytössä radikaali kilpailuetua tuottava IT-ratkaisu. Merkittävää on, kuka saa organisaationsa käyttämään standardisovellusta fiksuimmalla tavalla.
Kolmea lähestymistapaa vertaillaan seuraavien seikkojen perusteella:
Korvausinvestointimallissa uusi sovellus valitaan kattavan vaatimusluettelon avulla. Vaatimusluettelon on koonnut asiantuntijajoukko eri liiketoiminnoista. Asiantuntijat ovat keskittyneet nykyiseen toimintamalliin ja siinä oleviin ongelmiin. Uudesta sovelluksesta tulee useiden nykyisten sovellusten korvaaja. Lisäksi yritetään päästä eroon kasasta Excel-tiedostoja. Hyvänä puolena voidaan pitää sitä, että toimintaan ei tule muutoksia, ja käyttöönotto keskittyy uuden sovelluksen oppimiseen. Sen sijaan ohjelmamuutoksia kertyy runsaasti. Kyseessä on korvausinvestointi, jossa toteutetaan kallis sovellus ja viedään läpi vaivalloinen käyttöönottoprojekti tuloksena entisen kaltainen, mutta teknologisesti kehittyneempi sovellus. Projekti tulee kalliiksi raskaan ratkaisumäärittelyn, suuren muutosmäärän toteutuksen ja suuren testausmäärän takia. Seuraava versionvaihto tulee niin ikään olemaan raskas ja kallis.
Uudistushaluisissa yrityksissä lähdetään usein liikkeelle prosessien kehittämisestä ja käytetään kehitysinvestointilähestymistapaa. Prosessien kuvaamisen lähtökohtana ovat liiketoiminnan muutokset ja niiden tukeminen. Kuvataan joko nykyiset- ja tavoiteprosessit, tai keskitytään ainoastaan tavoiteprosessien kuvaamiseen. Prosessikuvauksista ja niiden kohdemaailmasta etsitään kehittämiskohteita. Tavoiteprosessien ja kehittämiskohteiden pohjalta valitaan markkinoilta parhaiten omaan tarkoitukseen soveltuva sovellus. Määrittelytyössä verrataan tavoiteprosesseja ja sovellusta. Lopputuloksena määrittelystä saadaan lista sovelluksen muutostarpeista. Lähestymistavan heikkoutena on projektin pitkä kokonaiskesto. Muutoksia sovellukseen aiheutuu vähemmän kuin korvausinvestointimallissa. Toiminnallisia muutoksia aiheutuu sekä muuttuvista prosesseista että uudesta sovelluksesta, ja muutosjohtamisen tarve on suuri.
Kolmas lähestymistapa – strateginen investointi – korostaa nimensä mukaisesti liiketoimintastrategiaa ja strategisia valintoja. Toinen lähestymistavan periaatteista on hyödyntää valmista prosessimallia. Paras tilanne on, jos käytössä on valittavaan sovellukseen yhteensopivat prosessit. Järjestelmävalintaa edeltää strategisten tavoitteiden, kuten asiakaslupausten ja liiketoiminnan tavoitteiden, terävöinti. Liiketoiminnan tavoitteilla tarkoitetaan tässä mm. kasvu- ja kannattavuus- sekä harmonisointitavoitteita. Tavoitteita konkretisoidaan pääprosessien näkökulmasta. Vaatimuksia ei viedä tarkalle tasolle, vaan hankittava sovellus valitaan siten, että se tukee strategisia tavoitteita sekä Best Practice –prosesseja. Määrittelyssä organisaation toiminta käydään läpi malliprosessien näkökulmasta. Kun määrittelyssä havaitaan ero sovelluksen ja organisaation toiminnan välillä, on tällä mallilla mahdollista erottaa strateginen ja ei-strateginen vaatimus. Ellei sillä ole strategian tai asiakaslupauksen kannalta mitään merkitystä, se voidaan hoitaa sovelluksen perustavalla tai se voi olla mahdollisesti kokonaan turha toiminto. Toiminnallisten muutosten läpivienti edellyttää hyvää muutosjohtamista. Strategisen investoinnin lähestymistapa mahdollistaa myös kustannustehokkaimman projektin ja jatkopolun. Projektissa kustannussäästöjä tulee prosessivaiheen lyhentymisestä (vrt. kehitysinvestointi) ja pienemmästä ohjelmointi- ja testaustyöstä (vrt. korvaus- ja kehitysinvestoinnit). Myös tuleva versionvaihto on kustannustehokas ja yksinkertaisempi pienemmästä sovellusmuutosmäärästä johtuen.
Todellisuus on toki tätä lyhyttä esitystä monimuotoisempi. Esitettyjä malleja esiintyy arjessamme niin puhtaina kuin hybrideinäkin. On tärkeää tunnistaa minkä mallin mukaan pääsääntöisesti edetään ja mitä silloin saavutetaan tai ei saavuteta.
Leena Peuhu, johtava konsultti, KTT, Logica
Haluatko tietää lisää Bisnesteknologiamallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.