Eräs tietohallinnon hankintatoimen tärkeimmistä ja vaikeimmista tehtävistä on uusien järjestelmien valinta ja hankkiminen. Tarjolla on paljon erilaisia järjestelmiä mihin tahansa liiketoimintatarpeeseen. Näissä tilanteissa tietohallinnon on löydettävä vastaukset seuraaviin kysymyksiin.
Miten valita tunnistetut tarpeet täyttävä, pitkäkestoinen ratkaisu? Miten valita järjestelmä, joka kehittyy liiketoimintatarpeiden mukana?
Entä miten valita valitulle järjestelmälle sopiva toimittaja? Kenelle olisi syytä lähettää tarjouspyyntö? Miten arvoida tarjouksia? Miten valita yhtä hyviltä vaikuttavien tarjousten välillä?
Ekosysteemien eli toimittajien muodostamien verkostojen arviointi antaa valinnan tekemiseen uusia näkökulmia, jotka voivat tuoda esiin ratkaisevia eroja eri toimijoiden välillä. Siksi ekosysteemien tarkastelu pitäisi olla keskeinen osa valintaprosessia.
Mikä on ekosysteemi?
Ekosysteemi kehittyy jonkin ratkaisun eli järjestelmän, palvelun tai teknologian ympärille. Ekosysteemi alkaa muodostua, kun ratkaisun kehittänyt toimittaja, eli niin sanottu napatoimittaja, perustaa osan arvoketjusta yhteistyötahojen varaan. Napatoimittaja hallinnoi kuitenkin joko kokonaan tai osittain kokonaisarvon tuottamista loppukäyttäjälle tai asiakkaalle.
Ekosysteemi kasvaa ja kehittyy, kun siihen liittyy uusia yhteistyötahoja, jotka panostavat omalta osaltaan arvonmuodostukseen. Houkuttimena on ekosysteemistä saatava ansaintaodotus. Mitä suurempi ansaintaodotus, sitä kiinnostavampi ekosysteemi on yhteistyötahoille ja sitä elinvoimaisempi siitä tulee. Tämä taas tekee ekosysteemistä kuluttajan tai asiakkaan kannalta kiinnostavan, mikä lisää entisestään ekosysteemin elinvoimaisuutta.
Toimittajien määrän kasvaessa toimittajille muodostuu omia, usein hyvin tarkastikin määrittyneitä, rooleja. Osa yhteistyötahoista pitää verkostoa hyvin tärkeänä ja erikoistuu sen osaksi. Näistä toimittajista muodostuu verkostoon avaintoimittajia, joita ilman verkoston kilpailukyky heikkenee. Osa toimittajista jättäytyy verkoston laitamille ja tyytyy toimittamaan verkoston käyttöön järjestelmiä tai palveluita, jotka on joko helppo korvata vastaavilla tai jota ilman verkosto toimii hyvin. Näitä toimittajia kutsumme verkoston eli ekosysteemin jäseniksi.
Ekosysteemin jäsenet ovat siis:
- Napatoimittaja, joka on synnyttänyt ekosysteemin ja hallinnoin sen kehittymistä ja kasvua.
- Avaintoimittajat, jotka ovat lisäarvon tuottamisen kannalta merkittävässä roolissa.
- Jäsenet, joilla ei ole ratkaisevaa roolia ekosysteemin arvon tai kehittymisen kannalta.
On huomattava, että nämä roolit ovat ekosysteemikohtaisia ja sama toimittaja voi olla avaintoimittaja yhdessä ja pelkkä jäsen toisessa ekosysteemissä.
Ekosysteemin toimittajien välillä vallitsevat suhteet ovat kolmenlaisia. Toimittajat voivat olla:
- Yhteistyökumppaneita, jotka kehittävät yhdessä ekosysteemin ratkaisua.
- Alihankkijoita, jotka tuovat ekosysteemiin oman erityisosaamisensa osana jonkin toisen ratkaisua.
- Kilpailijoita, jotka kilpailevat keskenään ekosysteemin sisällä samasta roolista.
Ratkaisuja hankkivan tietohallinnon on tunnistettava eri toimittajien rooli ekosysteemissä. Erityisesti on syytä tarkastella kilpailusuhteita niin ekosysteemien sisällä kuin niiden välilläkin. Sopiva kilpailuasetelma voi kirittää toimittajia parempiin tuloksiin, toisaalta toistensa pahimmat kilpailijat ovat haluttomia tietohallinnon toivomaan yhteistyöhön.
Ekosysteemien luokittelu
Ekosysteemit kilpailevat keskenään. Kilpailu johtaa vähitellen joidenkin ekosysteemien rapautumiseen tai taantumiseen ja uusien ekosysteemien syntymiseen. Ekosysteemit voidaankin luokitella kolmeen eri luokkaan:
- Taantuvat tai marginaaliset ekosysteemit
- Vakiintuneet ekosysteemit
- Nousevat ekosysteemit
Ekosysteemit taantuvat monista eri syistä. Ekosysteemin perustana oleva ratkaisu voi vanhentua. Näin on tapahtunut esimerkiksi monille monoliittisille järjestelmille, joiden on ollut vaikea uudistua Internet-aikakauteen. Taantuvan ekosysteemin on vaikea houkutella uusia kuluttajia tai asiakkaita, jolloin ekosysteemiin liittyvä ansaintaodotus pienenee. Tämä tekee siitä vähemmän houkuttelevan yhteistyötahoille, jotka joko vetäytyvät ekosysteemistä tai vähentävät panostuksia ratkaisujen kehittämiseen. Nämä heikentävät edelleen ekosysteemin kiinnostavuutta asiakkaan näkökulmasta ja siksi ekosysteemin syöksykierre voi olla hyvinkin nopea.
Taantuvaan ekosysteemien luokkaan lasketaan myös marginaaliset ekosysteemit. Ne voivat säilyä elinkelpoisina hyvinkin pitkään napatoimittajan voimin, mutta rajautuvat marginaaliseksi ratkaisun toimittajiksi. Matka marginaalisesta ekosysteemistä taantuvaksi on hyvin lyhyt ja siksi ne luetaan samaan kategoriaan. Taantuvan ekosysteemin valintaan liittyy aina huomattava riski ratkaisun elinkelpoisuudesta tulevaisuudessa.
Vakiintuneet ekosysteemit ovat parhaiten tunnettuja ja ne kehittyvät tasaisesti; ratkaisua kehitetään aktiivisesti, ekosysteemi saa uusia asiakkaita ja yhteistyötahojen määrä on runsas. Vakiintuneen ekosysteemin toimittajat ovat yleensä suuria ja taloudellisesti vakaita, koska ekosysteemiin liittyvä liikevaihto on suurta. Vakiintuneet ekosysteemit ovat myös hyvin tunnettuja ja siksi turvallisia valintoja, koska niiden kehittymistä on helppo seurata ja ennustaa. Vakiintuneeseen ekosysteemiin kuuluu useita toimittajia ja ekosysteemin sisällä on myös kilpailevia toimittajia, mikä pienentää yksittäiseen toimittajaan liittyviä riskejä; vaihtoehtoinen toimittaja on aina tarjolla.
Nousevat ekosysteemit perustuvat yleensä uuteen teknologiaan tai liiketoimintamalliin. Niitä tarjoavat yritykset ovat yleensä nuoria ja tuottavat paljon innovaatioita. Innovaatioihin perustuvien uusien ratkaisujen menestys markkinoilla on usein epävarmaa. Nousevan ekosysteemin liikevaihto saattaa kasvaa nopeasti. Liikevaihto saattaa myös laskea nopeasti ja koko ekosysteemi saattaa romahtaa. Nouseva ekosysteemi on siksi usein vakiintunutta ekosysteemiä riskialttiimpi vaihtoehto. Riskin ottaminen voi kuitenkin osoittautua kannattavaksi, jos sillä on saavutettavissa kilpailuetua.
5 nyrkkisääntöä ekosysteemien valintaan
