Riskejä pitää seurata, ei vain listata
Kaikissa projekteissa on joukko riskejä. Tekniikka voi pettää, tekijät vaihtaa työnantajaa, kilpailija tuoda vastaavan tuotteen markkinoille kesken projektin, järjestelmätoimittaja voi mennä konkurssiin, koulutus olla huonoa, perustiedot jäädä siirtämättä uuteen järjestelmään, käyttäjät mennä lakkoon. Kaikenlaista voi tapahtua.
Riskeihin on hyvä varautua. Varautumista varten on kehitetty riskienhallintatyökaluja. Työkalut ovat yleensä excel-taulukoita,joissa jokaisesta riskistä kerrotaan nimen, kuvauksen ja omistajan lisäksi riskin vaikutus jollakin asteikolla (esim 1-10 tai suoraan rahana) sekä riskin toteutumisen todennäköisyys. Usein myös kerrotaan, mitä on tehtävä, jos riski pääsee toteutumaan.
Kertomalla riskin vaikutus riskin todennäköisyydellä on mahdollista järjestää riskit. Tapana on keskittyä vahtimaan ja korjaamaan riskejä, joiden vaikutus-todennäköisyys -tulo on suurin. Ne on myös tapana merkitä taulukkoon punaisella värillä.
Riskitaulukon seuraaminen on osa projektin ohjausryhmän työtä. Projektipäällikkö esittelee ohjausryhmälle jokaisessa ohjausryhmän kokouksessa riskitaulukon ja kertoo, miten se on muuttunut edellisestä kerrasta. Ohjausryhmä voi sitten keskustella asiasta ja valtuuttaa projektipäällikön ryhtymään korjaaviin toimenpiteisiin.
Yllä kerrotussa tavanomaisessa toimintatavassa on eräs paha vika. Projektipäällikön tehtävänä on seurata riskejä ja muuttaa niiden todennäköisyyksiä projektissa ja maailmassa tapahtuvien muutosten mukaisesti. Miten hän voi sen tehdä? Jos ohjausryhmän jäsen kysyy, mihin projektipäällikkö perustaa muutoksen, projektipäällikön on vaikeata vastata vakuuttavasti.
Jotta projektipäällikkö – ja kuka tahansa muu projektin tai sen ohjausryhmän jäsen – voisi perustellusti seurata riskien todennäköisyyksien muuttumista, on riskitaulukkoon lisättävä yksi sarake: riskien toteutumisen oireet.
Riskit eivät toteudu yllättäen. Riskien todennäköisyys ei muutu satunnaisesti. Todennäköisyys muuttuu, kun maailmassa tapahtuu jotain. Jotta riskejä voisi seurata, on tiedettävä kunkin riskin toteutumisen oireet. Esimerksi seuraavasti.
- Tekniinkan pettämistä voi seurata testaamalla koko projektin ajan. Voi myös seurata muita vastaavia projekteja.
- Tekijöiden irtisanoutumisia voi seurata vaikkapa tarkastelemalla järjestelmätoimittajan laskuja
- Kilpailijoita on syytä seurata koko ajan esimerksi seuraamalla heidän markkinointiaa, työpaikkailmoitteluaan jne.
- Koulutuksen tasoa voi seurata kyseletutkimuksin tai haastatteluin tai jopa pistokokein. Tämä tosin vaatii, että järjestelmästä on olemassa koko ajan demo.
- Perustietojen siirtämistä voi seurata tekemällä sitä koko ajan, ei vain projektin lopussa juuri ennen käyttöönottoa. Jos siirtäminen on vaikeata projektin aikana ja tuottaa paljon virheitä, siirtäminen ei ole helppoa käyttöönoton yhteydessäkään.
Kun kullekin riskille on kerrottu toteutumisoireet, on riskejä mahdollista seurata. Riskit ovat hallinnassa eivätkä vain listattuna excel-taulukkoon.
