Ilkka Jaakkola
May 11, 2012

Pieni tietohallinto pieneen tarpeeseen

Tietohallinto on mielletty perinteisesti suuren yrityksen toiminnoksi. Esimerkiksi titteliä tietohallintojohtaja on vaikea löytää alle 100 miljoonan euron liikevaihdolla toimivasta yrityksestä. Suomi on kuitenkin pienten yritysten valtakunta ja esimerkiksi yli 100 miljoonan euron liikevaihdolla toimivat yritykset ovat vain prosenttiyksikön murto-osia Suomen koko yrityskannasta. Onko siis niin, että keskustelut tietohallintojohtajan roolista ja tietohallinnon johtamisesta kaikuvat ohi suurimmalta osalta Suomen yrityskenttää? Ei suinkaan, mutta tietohallinnon rooli ja merkitys pienissä yrityksissä on tyystin erilainen kuin mitä suurimmissa yrityksissä ja medioissa on totuttu kuulemaan. Mitä ovat pienen yrityksen tietohallinnon ominaispiirteet? Tulisiko jotain asioita tehdä toisin pienessä yrityksessä? Tarvitaanko tietohallintoa yleensäkään pienissä yrityksissä?

Tietointensiivisimmille pienyrityksille keskustelu tietohallinnosta ja sen merkityksestä saattaa kolahtaa, mutta useassa tapauksessa viesti ei saa vastakaikua, koska käsite tietohallinto saattaa jo itsessään olla vieras. Tietohallinto käsitteenä mielletään pienissä yrityksissä usein vastaavaksi kuin IT-tuki ja sen toimivuus. Yleisesti ottaen soveltuvampi termi pienten yritysten tietohallintoon onkin esimerkiksi ICT-toiminto, joka ei terminä ota kantaa ICT-palveluiden hallintoon. Lisäksi kaikki perinteiset IT-muotisanat voi unohtaa. Tämä ei tarkoita sitä, etteikö pienissä yrityksissä ymmärrettäisi muotisanojen päälle. Se ei vaan yksinkertaisesti ole pienen yrityksen toiminnan luonteen mukaista keskustella tietohallintostrategiasta tai konseptien kehittämisestä, vaan tärkeitä teemoja ovat esimerkiksi liiketoiminnan jatkuvuuden varmistaminen, oikeat toimittajavalinnat tai ICT:n kustannustehokkuus. Keskustelussa tuleekin kiinnittää huomiota siihen, että osapuolet puhuvat samaa kieltä, josta kaikki tyypilliset abstraktimmat tietohallinnon osa-alueet on karsittu.

Pienissä yrityksissä ICT-toiminto myös henkilöityy hyvin vahvasti. Vaikka henkilöitymisessä on etunsa, aiheuttaa se usein suuren liiketoimintariskin. Ympäristöä ei ole dokumentoitu vaan kaikki tieto on IT-vastuullisen korvien välissä. Sairaus- ja kesälomat, henkilövaihdokset ja mahdollinen IT-vastuullisen puutteellinen osaaminen voivat merkittävästi haitata liiketoiminnan kasvua. Henkilöityminen antaa myös toimittajille mahdollisuuden vetää haluamistaan naruista ja tehdä ”toimittajalle mieleisiä kauppoja”. Pahimmillaan tuloksena ovat liiketoimintaa tukemattomat palvelut, pitkät määräaikaiset sopimukset ja ICT-toiminnon kustannustehottomuus.

Tyypillistä pienille yrityksille on, että projektikäytäntöjä ei ole tai niitä ei juurikaan hyödynnetä eikä esimerkiksi järjestelmäkehitykseen ole strukturoitua tapaa toimia. Käytäntöjen puuttumisen huomaa erityisesti siinä, että projektiluonteisia töitä ei tiedosteta, niille ei aseteta aikataulua, projektipäällikköä, omistajaa, budjettia eikä niiden tuloksia välttämättä seurata. Tästä seuraa usein hankkeet, jotka eivät tunnu valmistuvan, ovat väärin priorisoituja tai joiden todellista olemassaoloa ei edes organisaatiossa tiedetä. Lisäksi järjestelmien muutostarpeita ja kehityskohteita tehdään usein oman osaamisen ja mieltymysten mukaisesti. Järjestelmien muutoksenhallinnan puutteellisuus voi johtaa lopulta rämettyneeseen järjestelmäviidakkoon, josta saadut liiketoiminnalliset hyödyt jäävät vähintäänkin vajavaisiksi.

Mitä sitten tulisi tehdä toisin? ICT-toiminnon kehittämistä ei tarvitse ajatella taakkana vaan pienillä toimenpiteillä pääsee hyvin alkuun. Seuraavassa lyhyt listaus toimenpiteistä, jotka kannattaa tehdä jokaisessa pienessä yrityksessä:

  1. ICT-asioiden vastuuttaminen johtoryhmätasolle. ICT-toiminnon tulee saada ääni kuuluviin myös johtoryhmätasolle, mutta myös johtoryhmän tulee selkeästi sitoutua ohjaamaan ICT:tä. ICT-asiat eivät ole enää lattiatason asia edes pienissä yrityksissä.
  2. Sopimussalkun laatiminen. Sopimussalkun avulla pienyritys tunnistaa toimittajansa, palvelunsa ja ICT-kustannuksensa. Sopimussalkku toimii erittäin hyvänä johtamisen työvälineenä.
  3. Projektikäytäntöjen muodostaminen. Vähintäänkin merkittävimmät kehityshankkeet tulisi toteuttaa sovittujen käytännöllisten ja tarkoituksenmukaisten projektikäytäntöjen mukaisesti.
  4. IT-ohjeistuksen ja dokumentaation laatiminen. Ohjeistuksen tavoitteena on sitouttaa ja ohjata henkilöstö toimimaan yhtenäisesti. Dokumentaatio vähentää henkilöitymisestä johtuvaa riskiä.
  5. Tietoturvan huomiointi. Kriittisimpien liiketoimintaa uhkaavien riskien tunnistaminen ja niiden mahdollinen minimointi.

No tarvitaanko sitten tietohallintoa pienessä yrityksessä? Ehdottomasti kyllä, kunhan pienyritysten ominaispiirteet otetaan riittävästi huomioon. Haasteet pienissä yrityksissä ovat jokseenkin samat kuin suurissa, mutta toiminnan taso on paljon käytännön läheisempää kuin suurten yritysten tietohallinnoissa yleensä on totuttu. Mutta koska pieniä yrityksiä pelkästään Suomessa on noin kolmesataatuhatta, ei haasteiden kanssa pieni yritys varmasti ole yksin.

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.