Liiketoiminnan kehittäminen ICT:n ja tietohallinnon keinoin

Liiketoiminta, joka ei kehity, surkastuu. Teknologia kehittyy, markkinatilanne muuttuu, talouden suhdanteet vaihtelevat. Jokainen toimintaympäristön muutos avaa uusia mahdollisuuksia ja sulkee vanhoja. Liiketoiminnan on kehityttävä, jotta se voi jatkua.

Liiketoiminta ei kuitenkaan kehity elävien eliöden tapaan sokean, mutaatioihin perustuvan evoluution kautta. Liiketoiminta kehittyy vain, jos liiketoimintaa harjoittavat kehittävät uusia tapoja ostaa ja myydä. Liiketoimintahan on periaatteessa hyvin yksinkertaista: on ostettava raaka-aineita (rautaa, öljyä, työntekijöiden aikaa ja luovuuttaa), jalostettava raaka-aineita tuotantoprosessissa ja myytävä tuotantoprosessin tuotteet asiakkaille hinnalla, joka kattaa raaka-aineiden, tuotantoprosessin kustannukset ja toiminnan jatkumisen edellyttämän liikevoiton.

Tuotantoprosessin kehittämistä on tapana kutsua prosessikehitykseksi. Sitä varten on olemassa hyviä ja vakiintuneita toimintatapoja (six sigma, lean, etc), joissa tietohallinnolla on hyvin tunnettu rooli (esimerkiksi ERP-järjestelmän rakentaminen, järjestelmien välisen tietojenvaihdon optimoiminen). Prosessikehitys ei ole tämän kirjoituksen aiheena.

Kun ymmärrämme liiketoiminnan ostamisena, jalostamisena ja myymisenä, sen kehittämisen keinot ovat ilmeiset

Ostamista on helppoa parantaa keskittämällä ostoja, pitämällä parempaa kirjaa toimittajista, optimoimalla ostettujen tuotannontekijöiden toimituksia. Tietohallinto voi auttaa näissä pyrinnöissä hankkimalla paremmat ostamista tukevat järjestelmät, parantamalla informaatiovaihtoa eri osapuolten välillä, parantamalla ostamiseen liityvää rahoitustointa (valuuttakurssimuutoksiin varautuminen, futuurit etc).

Myymisen parantaminen vaatii parempaa tietoa asiakkaista, kilpailijoista ja heidän tuotteistaan. On myös pystyttävä jotenkin ennustamaan tulevaisuutta. Tietohallinto on perinteisesti auttanut myymisen parantamisessa hankkimalla parempia CRM-järjestelmiä. Tietohallinto on myös – luonnollisesti – auttanut yritystä toimimaan paremmin muiden yritysten ostajien edellä mainituin tavoin.

On huomattava, että ostamisen ja myymisen parantaminen ovat saman asian kaksi eri puolta. Jokainen yritys ostaja ja myyjä. Jokainen myyjä ostaa ja ostaja myy.

Liiketoimintaa voi kehittämisen lisäksi muuttaa. Kun ymmärrämme liiketoiminnan ostamisena ja myymisenä, niin sen muuttaminen tarkoittaa ostamisen ja myymisen rajapintojen paikkojen siirtämistä.

Ostamisen ja myymisen rajapintojen siirtäminen tarkoittaa joko jonkin olemassa olevan liiketoiminnan ostamista tai myymistä. Kun liiketoiminta ostaa toisen, ulkoiset myymisen ja ostamisen rajapinnat muuttuvat sisäisiksi. Kun liiketoiminta myy osan itsestään, syntyy uusia ulkoisia ostamisen ja myymisen rajapintoja.

Liiketoiminnan kehittäminen liittyy siis olennaisesti rakennemuutosten hallintaan, joka on yksi Tietohallintomallin osa-alueista. Tietohallinnon kannalta rakennemuutosten hallintaan voi valmistautua rakentamalla kokonaisarkkitehtuurin huolellisesti ja mahdolliset muutokset ennekoiden. Liiallista keskittämistä keskittämisen vuoksi on syytä välttää viimeiseen asti. Keskittäminen on vain yksi liiketoiminnan prosessikehityksen keinoista, ei koskaan tavoite sinänsä.

Liiketoimintaa voi muuttaa myös siirtämällä osan prosessista asiakkaitten tehtäväksi. Erilaisten itsepalvelujärjestelmien ja uusien itsepalvelukonseptien luominen on erittäin olennainen osa tietohallinnon tehtäväkenttää.

Uusien tuotteiden luominen – eli uuden myytävän keksiminen – kehittää myös liiketoimintaa. Jotta uusien tuotteiden luominen, tuottaminen, markkinoiminen ja myyminen olisi mahdollista, on yrityksen hallussa oltava riittävästi tietoa markkinoista, asiakkaista ja kilpailijoista. Tietohallinnon on siis pystyttävä rakentamaan järjestelmät, joiden avulla liiketoiminnan tarvitsemat tiedot ovat kerättävissä, jalostettavissa ja ymmärrettävissä.

Informaation merkitys

Ostaminen ja myyminen onnistuu vain, jos ostaja ja myyjä voivat välittää toisilleen tietoja tuotteista ja niiden hinnoista. Liiketoiminnan rajapintojen muuttaminen muutta tietovirtoja eri osapuolten välillä. Itsepalvelun lisääminen vaatii uudenlaisia tapoja välittää tietoja asiakkaille. Uusien tuotteiden luominen vaatii tietoja nykyisistä markkinoista ja tulevaisuuden trendeistä.

Kaikki liiketoiminnan kehittäminen vaatii informaatiota. Mitä enemmän, ajantasaisempaa, jalostetumpaa, luotettavampaa ja helppokäyttöisempää informaation on, sitä paremmin liiketoimintaa voi kehittää.

Tietohallinnon ensisijainen tehtävä on hankkia, jalostaa, säilöä ja tarjoilla liiketoiminnan ja sen kehittämisen tarvitsemat tiedot. Kaikkien uusien järjestelmien on palveltava aiempia paremmin tässä tiedonjalostamisen tehtävässä.