Ari Hirvonen, Olli Lötjönen
May 25, 2012

IT liiketoiminnan muutoksessa

Kauan on jo puhuttu, että IT:n rooli on muuttumassa ja IT:stä on tulossa strategista. Tämä on totta, mutta merkittävä laajamittainen digitalisoituminen ja organisaatioiden korkea kypsyystaso on vasta nyt toteutumassa. Korkeimman maturiteetin yrityksiä oli 2007 vain 2%. Viime vuonna luku oli 11%. Nyt jos koskaan IT on strategisesti tärkeää.

Ymmärtävätkö johto ja IT toisiaan?

Johto ei aina ymmärrä IT:n mahdollisuuksia, ja puutteellinen visio ja johtajuus kostautuvat. IT-tavoitteet tulisi johtaa yrityksen strategiasta keskeisten liiketoimintatavoitteiden kautta. Liiketoiminnan ja IT:n tulee yhdessä määritellä IT-strategia ja monivuotinen tiekartta.  IT ei myöskään välttämättä ymmärrä liiketoiminnan prioriteetteja.

Yrityksen hallituksen tulee tunnistaa IT:n rooli yrityksessä, onko se:

  • strateginen
  • transformationaalinen
  • operatiivinen
  • tukitoiminto.

Kommunikoi, kommunikoi, kommunikoi

Avainkysymys on IT-liiketoimintajakolinjan ylittäminen, jossa kommunikointi on avainasemassa. Suunta (visio, strategiat ja tavoitteet) on oltava kaikille selvä ja asioita on katsottava kokonaisuuden ja elinkaaren kannalta. Liian usein sotkeudutaan lillukanvarsiin eikä saada kokonaisuutta tehokkaaksi. Liiketoimintaprosessin omistajan ja IT:n on muodostettava kumppanuussuhde.

Uudet innovaatiot kohtaavat usein vastustusta vaikutusvaltaisimpien tahojen suunnalta, koska menestys on saattanut sokeuttaa heidät. Ne myös koskettavat yleensä useampia keskeisiä prosesseja kuin ennakoitiin. Vastarinta syntyy usein tahdon tai osaamisen puutteesta. Muutoksen vastaanotto riippuu siitä, kuinka se pannaan alkuun ja kuinka sitä hallitaan.

Menestys vaatii, että johtajuus, strategia, avainmenestystekijät, kulttuuri, organisaatio ja osaaminen ovat keskenään linjassa.

Järkiperäistä ja yksinkertaista

Tyypillisesti IT:n järkiperäistäminen tarkoittaa siilojen ja päällekkäisyyksien purkamista ja rakenteiden järkiperäistämistä, joka tyypillisesti alkaa teknologia-arkkitehtuurin alueella. Mittaaminen on myös keskeisessä asemassa. Organisaatiolle annetaan kulutukseen perustuvia mittareita, jolloin mahdollistetaan itsenäinen IT-kulutuksen johtaminen kaikkialla organisaatiossa.

IT täytyy ensin yksinkertaistaa, sen tehokkuus maksimoida ja end-to-end -vastuullisuus varmistaa ennen sen liiketoimintakohtaista sovittamista. Vahva keskitetty IT-hallintamalli, jossa liiketoiminta on merkittävästi mukana yhdistettynä vankkaan portfolion hallintaprosessiin pitää toiminnan strategiaa tukevana ja varmistaa perusteellisuuden ja prioriteettien tasapainon.

Innovaatiot ja teknologia

Teknologialla on suurin vaikutus liiketoimintamalleihin ja asiakaspalveluun. Teknologian kuluttajistuminen tuo uusia haasteita ja mahdollisuuksia. Uusia disruptiivisia teknologioita on paljon. Pilvipalveluja yhdistettynä mobiiliteknologioihin pidetään monella taholla suurimpana muutoksena mitä olemme nähneet tietotekniikassa.  Nanomittakaavan tietokoneet, kehoverkot, biosensorit, Internet of Things, kasvojentunnistus henkilöllisyyden varmisteena, kamerapohjainen paikannus  jne. tulevat räjäyttämään tietotekniikan käytön.

Yrityksen johto voi epäonnistua muutoksen ennakoinnissa, olla ylimielinen tai yli-itsevarma. Se voi olla kyvytön toteuttamaan muutoksen tai epäonnistua muutosprosessissa. Siksi innovaatioiden hallintaan on syytä panostaa.

Innovaatio on usein tulosta olemassa olevien teknologioiden luovasta käytöstä. Sen takana ovat usein luovat käyttäjät, joilla on mahdollisuus kokeiluihin. Muutoksen toteutuminen vaatii havaitun ongelman tai mahdollisuuden, muuten se ei tapahdu, oli innovaatio kuinka lupaava tahansa. Vastustus on usein juurtunut järjestelmään (rakenteeseen, kulttuuriin, perinteisiin, oletuksiin, prosesseihin) eikä vain yksilöihin. Innovaatiot ja muutos toteutuvat nopeammin, kun niillä on ylimmän johdon tuki.

Tietohallinto on liiketoimintaa – konsolidoi, standardoi, keskitä

Tietohallintoa tulisi johtaa kuin liiketoimintaa. Sen tulisi tarjota liiketoimintavaatimukset täyttävä ja kilpailukykyisesti hinnoiteltu joustava vakiovalikoima IT-tuotteita ja  -palveluja, joiden käytöstä veloitetaan silloin kun se on liiketoiminnan kannalta järkevää. Liiketoiminnan tulisi myös selkeästi ymmärtää, missä kustannukset syntyvät ja miten ne kohdistetaan. Managed services –lähestymistapa siirtää monet päätöksistä asiakkaille. Yhteistyö CIO:n kanssa tulisi tehdä heille helpoksi.

IT-toiminnot tulisi konsolidoida, standardoida ja keskittää. Projektien sijasta tulisi ajatella kehitysohjelmia (esim. varaston pienentäminen, eikä uusi ennustamisjärjestelmä) ja kehitysohjelmien olisi hyvä edetä vaiheittain liiketoiminnallisiin tavoitteisiin.  IT-tiekartta mahdollistaa suunnitelmallisemman kehittämisen mammuttihankkeiden sijasta. Yritysarkkitehtuuri tulisi määritellä ja PMO perustaa. IT:n tulee ottaa tässä aloite, sillä ITPM-prosessit ja -metriikat mahdollistavat kunnon kommunikaation. Metriikoissa tulee välttää turhaa monimutkaisuutta.

Muutosta tarvitaan perus-IT-tuotannossa (Run IT). Automaatiota ja standardointia on lisättävä, jotta IT-tuotantokoneisto olisi tehokas ja toimiva. Toisaalta paine kasvaa myös uutta liiketoimintaa ja liikevaihtoa luovan IT:n kehittämiseen (Growth IT).

 

By: Ari Hirvonen, Johtaja, Enterprice Architecture Consulting, Tieto Oy

    Olli Lötjönen, CTO, Enterprice Architecture Consulting, Tieto Oy

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.