Viimeisimmän Tietohallintojen johtamisesta Suomessa tehdyn tutkimuksen mukaan vain pienessä osassa tietohallinnoista on otettu käyttöön kattavat, toimivuudesta kertovat mittarit. Liki kolmasosassa organisaatioista mittarit puuttuvat vielä kokonaan. Tilanne on säilynyt liki muuttumattomana jo kolmen vuoden ajan. Vanhan sanonnan mukaan mitä et mittaa, et johdakaan. Usein aletaan saavuttaa mitattuja asioita, kiitos keskitetyn huomion.
Mahdollisia syitä mittaamattomuuteen voidaan hakea mittarien toteuttamisen työläydestä, kokemukseni mukaan lähinnä toistettavuudesta. Joissain tapauksissa varmasti myös mittarien lahjomattomuudesta: epäröidään saattaa toiminnan todellinen tila alttiiksi julkiselle tarkastelulle. Toistettavuudesta ei voida tinkiä, mutta julkinen tarkastelu pitäisi nähdä voimavarana ja mandaattina aloitettaville kehitystoimenpiteille.
Otetaan esimerkiksi ICT Dashboard ja sen suomalaisten johtavien yritysten tietohallinnon johtamiseen määrittämät mittarit. Yksi mittareista kuvaa tietohallinnon tuottamien palveluiden käyttöarvon nykytilannetta ja tavoitetilaa liiketoiminnan näkökulmasta. Mikä olisikaan tietohallintojohtajalle vahvempi peruste investoinnille tai kehittämisprojektille kuin liiketoimintajohdon toivoma käyttöarvon parannus? Vastaavasti ohjelmiston päivitysprojektin tarpeellisuus voidaan perustella korjaavana toimenpiteenä kyseisen palvelun tukeman liiketoimintaprosessin laskevana trendinä toiminnan jatkuvuutta kuvaavassa mittarissa.
Seurattavien mittarien tulee olla kohdeyleisölle merkityksellisiä Ideaalitilanteessa tietohallintoa mitattaisiin liiketoiminnan seurantaan käytettyjen mittarien kautta. Käytännössä näin pitkälle viety yleistäminen saattaisi tosin tehdä toiminnan ohjaamisen tarpeettoman monimutkaiseksi. Hyvä kompromissi onkin ymmärtää tietohallinnon mittarien, esimerkiksi ICT-kustannusten, vaikutus yleisiin, yrityksen johtamiseen käytettäviin mittareihin.
Mittarit auttavat johtamisessa vain jos tiedonkeruu on toistettavissa kuukaudesta ja vuodesta toiseen. Hetkittäistä notkahdusta oleellisempaa on seurata trendejä ja samalla pyrkiä ymmärtämään muutosten taustalla olevia tekijöitä. Samalla varmistetaan tehtyjen muutosten toivottu vaikutus. Notkahdus käyttäjätyytyväisyydessä ei ole kovin huolestuttavaa jos se on seurausta säästötoimenpiteistä, jotka toisaalta paransivat päättäjien tyytyväisyyttä tietohallinnon toimintaan.
Valitettavasti mittarien kautta tapahtuva johtaminen ei ole mahdollista kaikissa tietohallinnoissa: tietojen kerääminen ja julkaisu vaatii kohtalaista kypsyyttä ja kurinalaisuutta. Näiden puutteet yhdessä ohueen resursoinnin ja epäselvien vastuiden kanssa johtaa ennemmin tai myöhemmin mittariston hiljaiseen kuihtumiseen.
Tietohallinnonmittaristo vaatii vahvan sponsorin liiketoiminnan puolelta. Paras motivaattori tietojen keräämisen on tieto niiden julkaisemisesta ja hyödyntämisestä eri tasoilla aina yrityksen johtoryhmään asti. Ideaalitilanteessa tiedontuottamisella mittaristoon pystytäänkin korvaamaan olemassa olevia raportointikäytäntöjä. Toimintakertomus avaa tietohallinnolle luontevan kanavan kertoa onnistumisista ja suunnitelmista, linkittäen tekemisen yhdessä sovittuihin mittareihin.
Haluatko tietää lisää Bisnesteknologiamallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.