Tietohallinnoilla on kaksi piintynyttä tapaa. Ensinnäkin tietohallinnot budjetoivat tulonsa ja menonsa kerran vuodessa. Toisekseen tietohallinnot järjestävä käyttäjätyytyväisyyskyselyitä kerran vuodessa. Onko näillä kahdella tavalla jokin yhteys? Pitäisikö niillä olla?
Tietohallinto ei yleensä saa rahaa suoraan yrityksen asiakkailta. Suoran tulorahoituksen sijaan tietohallinto saa ylemmän johdon määrittämä osan yrityksen kokonaisbudjetista. Joitakin prosentteja. Tietohallintojohtaja ja hänen suorat alaisensa päättävät kerran vuodessa saamiensa rahojen käyttötarkoituksen. Osa kuluu palkkoihin, osa lisensseihin, osa investointeihin. Osa hukkuu muuten vaan virkistykseen ja tietohallinnolle jyvitettyihin hallinto- ja kiinteistöpalveluihin.
Budjetointi on aina iso ponnistus. Harvassa ovat tietohallintojohtajat, jotka selviävät budjetoinnista ilman yli- ja viikonlopputöitä ja öitä. Isossa yrityksessä budjetointiin saattaa kulua useampikin henkilötyövuosi. Kallista puuhaa, mutta hyvin tärkeätä. Mihin ei ole budjetoitu rahaa, sitä ei voi tehdä. Lisää rahaa harvoin tulee käytettäväksi kesken vuoden.
Mistä sitten vuoden päästä tietohallinto tietää, oliko budjetti paras mahdollinen? Suoria keinoja tähän ei voi olla olemassa, koska menneisyyteen ei voi palata. Rahat on käytetty, tuloksia on syntynyt. Koska budjetoinnin onnistumista ei voi mitata, tietohallinnot mittaavat käyttäjiensä tyytyväisyyttä. Jos käyttäjät ovat tyytyväisiä, tietohallinto on tehnyt budjetointiponnisteluissaan oikeita valintoja.
Mutta miksi kysyä vasta vuoden päästä? Eikö se ole hieman liian myöhään? Eikö käyttäjiltä voisi kysyä jo budjetoinnin yhteydessä mihin he haluaisivat tietohallinnon rahat sijoitettavan? Käyttäjillä pitäisi olla ymmärrys tarpeistaan. Jos heille ei ole, käyttäjätyytyväisyyttä on typerää kysellä.
Tietohallintojen olisi hyvä siirtyä ainakin osittain avoimeen ja osallistuvaan budjetointiin. Annettakoon käyttäjien päättää vaikkapa budjetin neljänneksen käytöstä. Jotta käyttäjät tämän voisivat tehdä, on heitä opastettava. Käyttäjien on nähtävä aiemmat budjetit. Heille on kerrottava yrityksen strategiasta ja tavoitteista. Heidän on saatava keskustella avoimesti.
Käyttäjille on annettava lisää valtaa, jotta heiltä voi odottaa vastuuta.
Osallistuva budjetointi on käytössä valtio- ja kuntahallinnoissa. Miksei siis yritysten tietohallinnoissakin?
Haluatko tietää lisää Bisnesteknologiamallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.