Jarkko Oksala
Apr 15, 2013

ICT johtamista avokämmenellä

Onko tietohallinto kaupunkiorganisaatiossa täysin erilainen kuin yksityisessä yrityksessä? Yllättävää kyllä, ei se ole. Samat lainalaisuudet ovat voimassa ja samoja malleja organisaation toiminnasta ja kypsyystasosta voi soveltaa. Tietohallinnon tilannetta selvittäessä ja useiden keskusteluiden kautta on hahmottunut yksinkertaistettu malli keskitetyn tietohallinnon johtamismallista – jos sitä nyt sellaiseksi voi kutsua.

Tampereen kaupungin CIO hommia 8kk ja rapiat päälle takana – Miltä se ICT-maailma julkisella puolella näyttää yksityisen puolen uran pohjalta?

Tietohallinnon toimintaan ja rooliin liittyen on Tampereella tehty viime vuosina muutama merkittävä strateginen päätös:

  • tieto- ja viestintätekniikan tuotanto ostetaan ulkoa kilpailluilta markkinoilta
  • tietohallinnon osaaminen keskitetään konsernissa
  • keskitetylle tietohallinnolle on määritelty myös seudullisen tietohallinnon johtamisen rooli

Lähtökohtaisesti siis laaja ja haasteellinen kokonaisuus, jonka vaikutusalueena on Tampere ja seitsemän kehyskuntaa (Nokia, Pirkkala, Ylöjärvi, Kangasala, Lempäälä, Vesilahti, Orivesi). Tampereen seudulla on rakennettu tukeva perusta seudulliselle yhteistyölle, koska ICT-infrastruktuurimme on yhteinen.

Onko tietohallinto kaupunkiorganisaatiossa täysin erilainen kuin yksityisessä yrityksessä? Yllättävää kyllä, ei se ole. Samat lainalaisuudet ovat voimassa ja samoja malleja organisaation toiminnasta ja kypsyystasosta voi soveltaa. Yksi huomattava ero kuitenkin löytyy, joka sinänsä on aika ilmeinen – Kaupunki on toiminnoiltaan multialakonserni, jonka toimialat toteuttavat kuntalaisen tarvitsemat palvelut kehdosta hautaan. Tämä tuo keskitetylle tietohallinnolle monimuotoisen haasteen – kunnan laaja toiminta pitää ymmärtää. Kun tämän yhdistää siihen, että toimialat ovat vuosien saatossa kehittäneet ICT ympäristöään aika itsenäisesti, on tästä kertynyt ICT kokonaisuus kohtuullisen monimuotoinen. Sen olen myös oppinut, että liiketoiminnasta pitää puhua ilman liikettä. Tämä on sinänsä ymmärrettävää, kun julkisen puolen toiminnasta syntyy harvoin viivan alle tulosta.

Tietohallinnon tilannetta selvittäessä ja useiden keskusteluiden kautta on hahmottunut yksinkertaistettu malli keskitetyn tietohallinnon johtamismallista – jos sitä nyt sellaiseksi voi kutsua. Keskitetyn tietohallinnon roolia voi kuvata kädellä.

  • Kämmenalue kuvaa toimintaa, joka on yhteinen koko konsernille
  • Sormet taas kuvaavat toimialueita, joista jokainen on toisistaan riippumattomia ja prosesseiltaan hyvin erilaisia
  • Arkkitehtuuria kuvaavat luuranko (teknologia), verenkierto (tieto), lihakset (järjestelmät) ja näitä ohjaavat hermot ja aivot (toiminta).
  • Valtimoverenkierto kuvaa rahoitusta jatkuvaan toimintaan ja investoinneille

Keskitetty tietohallinto multialakonsernissa on mahdollistaja, jonka sisäisinä asiakkaina ovat kaikki toimialueet. Tietohallinto on onnistunut, kun käsi on toimiva.

Keskitetyn tietohallinnon haastekenttää voi myös kuvata hämähäkinverkolla, jonka seitit ovat laajasti kiinni koko organisaatiossa. Toiminnan tarve värisyttää seittiä, mutta miten valita ja vastata näihin signaaleihin oikealla tavalla? Miten priorisoida oikein ja miten löytyy paras käytännön toimintatapa? Liiallinen tietohallinnon ja ICT palveluiden keskittäminen tarkoittaa kämmenen laajentumista sormien alueelle, haitaten niiden liikkeitä ja verenkiertoa. Tuloksena ovat toiminnan näivettyminen ja tyytymättömät asiakkaat. Toimialojen vapaus valita ICT ratkaisunsa taas ajaa väistämättä tilanteeseen, jossa samaan tarpeeseen on monta toteutusta. Käsimallissa tämä tarkoittaa pitkiä pulleita sormia – Käsi on kuin täyteen puhallettu kumihanska. Nykytilanne on tämänkaltainen, ja se lienee samanlainen suurimassa osassa kuntia. Tätä puhallusta on edesauttanut monet seikat – päätöksenteon hajanaisuus, yhteisten arkkitehtuuritavoitteiden puute, ahkerat myyntimiehet jne..

Yhteenveto – Kämmenen syrjässä ollaan kiinni ja tästä on hyvä jatkaa. Tietohallinnon johtaminen keskitetyssä mallissa on siis oikean balanssin löytämistä kämmenen ja sormien välillä. Yhteiset asiat pitää toteuttaa yhdellä tavalla ja toimialojen erikoistarpeet pitää mahdollistaa joustavasti. Käden pitää pystyä vastaamaan aivoista tulevaan toiminnan ohjaukseen viiveettä ja oikealla tavalla. Pullean kämmenen haaste on kansallinen, ilmat pitää päästää ulos yhteisillä ja hallituilla toimenpiteillä. Siinä olemme mukana ja tätä kautta on mahdollista synnyttää kätenä se paras mahdollinen toiminnan tahdon toteuttaja.

 

(Kirjoittaja on ICT Standard Forum bloggaaja, kirjoitus on julkaistu aikaisemmin CIO.fi-sivulla)

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.