Oletko törmännyt kilpailutuksissa haasteisiin, jotka johtuvat huonosta valmistelusta?
Onnistuneen ja suunnitelmien mukaan etenevän kilpailutuksen tekemiseen on varmasti useita keinoja, mutta käyn läpi keinoja, jotka ovat osoittautuneet hyviksi omassa käytännön työssäni.
Määrittele kilpailutuksellesi rajapyykit (milestone), jossa kilpailutuksen edistymistä seurataan ja arvioidaan. Tämä on perinteinen ajattelumalli, mutta yksinkertaisuudessaan toimiva. Rajapyykkeihin kannattaa kilpailutuksen alussa suunnitellut ohjausryhmät, joiden teema ja päätettävät asiat sovitaan etukäteen. Teema voi olla esimerkiksi ”Lyhyen listan hyväksyminen”. Silloin kaikki kilpailutukseen ja ohjausryhmään osallistuvat tietävät jo kuukausia ennen, että tuon tapaamisen tavoite on hyväksymä ”Lyhyt lista”. Tietysti se voidaan myös palauttaa suunnittelupöydälle, mutta riski on pienempi kun tämä on suunniteltu ja valmisteltu hyvin.
Kilpailutuksen alkupään päätöksistä hankinnan kohteen määrittely on erityisen tärkeää. Mitä paremmin ja aikaisemmassa vaiheessa tämä saadaan lukittua, sitä varmemmin kilpailutus ja sitä kautta hankinta onnistuu. Tärkeää on, että kaikilla kilpailutukseen osallistuvilla sekä sen tuloksista nauttivilla on yhteinen käsitys siitä mitä haetaan.
Joskus lähdetään kilpailuttamaan Työasemapalveluita, mutta jo varsin pikaisesti huomataan, että kyse onkin laajemmasta kakusta. Tässä yhtenä osallisena on IT:n perisynti eli moninaisesti ymmärrettävä termistö. Esimerkiksi hankitaan Pilvipalvelu. Montako laitetaan? Toiselle Työasemapalvelut tarkoittaa samaa kuin toiselle Loppukäyttäjäpalvelut. Siksi on tärkeää keskustella kilpailutuksen kohde huolella läpi mahdollisemman varhaisessa aiheessa – tämä säästää työtä myöhemmin. Yhteinen termistökin löytyy keskustelemalla.
Harva organisaatio pystyy luettelemaan ”apteekinhyllyltä” nykyisen IT:n kustannukset eri näkökulmista. Nämä kannattaa selvittää alkuvaiheessa, koska viimeistään tarjousten sisään tulessa joudutaan niitä vertailemaan. Mistä tiedetään onko toimittajan hinnat sopivat, kalliit vai halvat?
Ainoastaan kokemuksesta, jos nykytilan kustannuksia ei ole tiedossa. Tätä kokemusta kuitenkaan harvalla on ja yleensä siihen vaikuttaa monta tekijää, joten varmaa tietoa harvoin on. Paras tilanne on jos pystytään määrittelemään toimittajan tarjoamille palveluille tavoitehinnat, tämä helpottaa neuvottelua ja maali on kirkkaampi myös neuvotteluita ajatellen. Nykytilan kustannuksista ja tarjouksista pystytään laskemaan business case ja päättämään mihin suuntaan lähdetään kustannusnäkökulmasta.
Haluatko tietää lisää Bisnesteknologiamallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.