Tomi Voutilainen
Jun 24, 2013

Julkisen hallinnon tietohallinto rakennemuutosten edessä

Virastomassasta yksinkertaisiin rakenteisiin.Julkisen hallinnon tietotuotannon rakenteet ovat yli 40 vuotta vanhoja. Rakenteista on muodostettu virastoja, joiden tehtävänä on huolehtia erilaisten rekisterien ylläpidosta.

Maailma on kuitenkin muuttunut ja tiedontuottamisen menetelmät sen mukana. Kuitenkaan tämä ei ole näkynyt viranomaisorganisaatioiden rakenteiden muuttumisena. Rekistereiden ylläpidosta vastaa edelleen vanhat virastot, joiden tietotuotanto tulee huomattavan kalliiksi. Tämä on ollut muun muassa esteenä julkisen tiedon laajamittaiselle hyödyntämiselle kustannustehokkaasti.

Samoin tilastotuotanto Suomessa on aikansa elänyttä ja toiminta on monin osin päällekkäistä. Suomi on hieman yli viiden miljoonan henkilön kansa, josta voidaan tuottaa luotettavat tilastotiedot varmasti yhden viranomaisen toimintana tehokkaammin kuin useiden virastojen päällekkäistuotantona.

Tarvitsemmeko todella useita virastoja perusrekisteriemme ylläpitoon tai yhteiskuntamme tilastotuotantoon? Vastauksen pitäisi olla selvä. Emme tarvitse. Yksi tiedonhallinnasta vastaava virasto ja toinen tilastotuotannosta ja tiedon jalostamisesta vastaava toimija riittävät. Tämä tarkoittaisi useiden olemassa olevien virastojen lakkauttamista tai virastojen toimintojen supistamista.

Tehottoman toiminnan indikaattoreina toimivat päällekkäinen tiedon kerääminen ja tietotuotteiden tuottaminen, jota tehdään muun muassa Väestörekisterikeskuksessa, Maanmittauslaitoksessa, Tilastokeskuksessa sekä Verohallinnossa. Virastojen rakenteiden muuttamisen lisäksi valtionhallinnon tietovarantojen ja tietojen keräämisen inventointi on lähtökohta, jotta tietotuotanto saadaan ajantasaistettua valtionhallinnossa 2000 -luvulle.

It-palvelukeskusten sekava rooli. Valtionhallinnossa on tällä hetkellä toista kymmentä it-palvelukeskusta, jotka tuottavat virastoille it-palveluita sekä toimivat välikätenä palveluiden hankinnoissa. It-palvelukeskusten määrä herättääkin kysymyksiä siitä, onko tietohallinto tältäkään osin organisoitu tehokkaasti. Osa palvelukeskusten palveluista ei tuota lisäarvoa asiakasorganisaatioille, vaan ne toimivat ainoastaan välittäjinä it-yritysten ja asiakasvirastojen välillä.

Monia palvelumalleja katsottaessa toiminnan mielekkyyttä ei voida selittää ainakaan toiminnan tehokkuudella. Päinvastoin. Retorisesti voidaankin kysyä, tuleeko palvelun hankinta todella halvemmaksi asiakasvirastolle palvelukeskuksen kautta ostettuna, kun sen saisi suoraan ostettua palvelun tuottavalta yritykseltä.

Oma ongelmansa on myös it-palvelukeskuksilta hankittavien palveluiden ja tuotteiden ”monopolisoituminen”, joka näivettää it-markkinoita ja tuotekehitystä.

Valtionhallinnossa on tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ratkaisemiseksi päädytty hankkimaan laajoja, koko valtionhallinnon kattavia järjestelmiä. Samanlaisia suunnitelmia on esitetty sähköisten palveluiden tuottamiseksi, vaikka osalla palveluista on jo useita tuotetoteutuksia ja olemassa olevat kilpaillut markkinat.

Julkisen hallinnon linjattomuus palvelukehityksessä voi johtaa yritysten tuotekehityksen näivettymiseen, jolla voi olla haitallisia vaikutuksia, kun julkinen hallinto pyrkii prosessiensa tehostamiseen tietoteknologian avulla.

Paljon tehtävää niukkenevilla resursseilla. Jos julkisen hallinnon tietohallinnon toiminta halutaan tuottavuutta edistäväksi, edellyttäisi se suurta valtionhallinnon organisaatioiden rakennemuutosta. Useita muureja tulisi murtaa, joiden päälle voitaisiin rakentaa uudet ja tehokkaat organisaatiot palvelemaan yhteiskuntamme tietotarpeita.

Uudistaminen edellyttäisi vahvaa muutosjohtajuutta sekä poliittisen tahtotilan muutosta. Valtionhallinnon tietohallinnolla ei ole ollut johtamisjärjestelmää, jolloin ei myöskään ole ollut edellytyksiä sille, että tietohallinnon toimintoihin löydettäisiin rationaalinen tuottavuutta lisäävä toimintamalli.

Paljon on siis tehtävää ennen kuin julkisen hallinnon tietohallintoa ja tietotuotantoa voidaan sanoa tehokkaaksi. Tämä edellyttää ennakkoluulotonta kehittämistyötä sekä konsensusperusteisesta kehittämisestä tinkimistä.

Jos kaikkien nurkkien edustajat pystyvät puolustamaan reviireitään, ei muutoksia saada aikaan. Se on voitu todeta liian monta kertaa esimerkiksi tietohallintolain melkein kymmenvuotisen kehittämistyön aikana.

Teesit

  • Tietohallinnon ja julkisen tiedon tuottamisen rakennemuutosohjelman käynnistäminen
  • Julkisen hallinnon, erityisesti valtionhallinnon tietohallinnon johtamisjärjestelmän kuvaaminen ja vastuiden asettaminen
  • Julkisen hallinnon palvelutuotantomallit on linjattava selkeästi pitkälle aikavälille ja palvelujen tuottaminen on tehtävä budjetti- ja tulosohjatusti seurantajärjestelmää kehittämällä

 

(Kirjoittaja on ICT Standard Forum bloggaaja, kirjoitus on julkaistu aikaisemmin CIO.fi-sivulla)

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.