Tietohallintolaki ensiaskel tehokkaaseen julkisen hallinnon tietohallintoon
Julkisen hallinnon tietohallintolaki tuli voimaan syyskuun alussa. Uusi laki mahdollistaa julkisen hallinnon tietohallinnon ohjaamisen, mutta sisällöltään laki on puitelaki, joka ei vielä ratkaise niitä ongelmia, joiden vuoksi laki säädettiin. Lailla pyritään erityisesti julkisen hallinnon tietojärjestelmien yhteentoimivuuden edistämiseen ja tietohallinnon ohjauksen tehostamiseen. Lain tarkoitukseksi on juhlallisesti esitetty, että sen tulisi tehostaa julkisen hallinnon toimintaa sekä parantaa julkisia palveluja ja niiden saatavuutta. Laki pyrkii lisäämään perusrekistereiden ja yhteisten sähköisten palveluiden sekä valtionhallinnossa perustietotekniikkapalveluiden käyttöä.
Tietohallintolaki on kuitenkin vain ensiaskel kohti tehokkaampaa julkisen hallinnon tietohallintoa ja sen palvelutuotantoa. Laki pitää sisällään useita asetuksenantovaltuuksia valtioneuvostolle tai ministeriöille. Käytännössä tietohallintolain tehokas toimeenpano edellyttää asetustasoista sääntelyä julkiseen hallintoon ja sen eri toimialueille ennen kuin lain vaikutukset alkavat näkyä.
Julkisen hallinnon tietohallinto – 2 miljardin potti
Julkisen hallinnon tietohallinnon kustannukset ovat vuodessa noin 2 miljardia euroa, josta valtaosa on hankintoja. Tuo noin 2 miljardia euroa jakautuu satoihin kehittämishankkeisiin julkisen hallinnon organisaatioissa. Rahoituksen koordinointia ei ole juurikaan tehty, vaan jokainen on voinut käyttää määrärahansa haluamallaan tavalla toistensa kanssa kilpailevien hankkeiden toteuttamiseen. Tähän toimintaan saadaan jonkinlaista jäntevyyttä, kun valtiovarainministeriö saa vauhtiin tietohallintolain mukaisen arviointitoimintonsa, mutta sekin edellyttää vielä tarkentavan sääntelyn kehittämistä sekä tehokasta konsernitason seurantajärjestelmää.
Tietohallintolailla saatiin raaputettua kunnallisen itsehallinnon kilpeen pieni reikä, jolla myös kuntien hanketoimintaa voidaan jäntevöittää ja rationalisoida. Laki antaa tässäkin mahdollisuuksia, mutta toteutus vaatii määrärahojen uudelleen kohdentamista, seurantajärjestelmän kehittämistä ja ohjaamisen lisäämistä. Valtio ja Euroopan unioni rahoittavat tarpeettomia yksittäisiä IT-hankkeita eri puolilla Suomea kymmenillä miljoonilla euroilla vuodessa. Hankkeet ovat toinen toisensa kopioita ja ne kertovat enemmänkin toiminnan tehottomuudesta kuin tehokkuudesta.
Tietohallinnon rooli toiminnan tehostamiseksi
Julkisen hallinnon tietohallinto vaatii muutenkin tehostamista. Tietohallinnon ympärillä käytävä keskustelu on keskittynyt liian paljon sähköisten asiointipalveluiden kehittämiseen, joka on nähty erilaisissa strategioissa tehostavan julkisen hallinnon toimintaa. Sähköisestä asioinnista on tehty toiminnan tehostamisen itseisarvo. Mutta sähköiset asiointipalvelut ovat vain kanava, jolla hallinnon asiakas voi vaihtoehtoisesti asioida viranomaisten kanssa. Lisäksi asiointitarpeet ovat tavallisella palkansaajalla varsin vähäisiä julkiseen hallintoon, jolloin tehostaminen ei voi olla asiointipalvelukeskeistä, vaan keinot on löydyttävä muualta. Jos julkisen hallinnon toimintaa halutaan tehostaa, se edellyttää julkisen hallinnon rakenteiden ja toimintaprosessien kriittistä tarkastelua. Tässä tietohallinto tulee kuvioon mukaan kahdessakin näkökulmassa.
Ensimmäisenä tietohallinnolla pitäisi olla ratkaisuja viranomaisten prosessien tehostamiseen, kun viranomaisorganisaatiot pyrkivät virtaviivaistamaan prosessejaan. Tietohallinnon rooli on toimia ratkaisujentuottajana niihin vaatimuksiin, joita organisaation ydinprosessien omistajat esittävät toiminnan kehittämiseksi. Ensimmäinen ratkaisu ei ole sähköisten asiointipalveluiden kehittäminen, vaan organisaatioiden toimintaprosessien tehostaminen, jossa yhtenä ratkaisuna voi olla asiointimuotojen uudistaminen.
Toiseksi valtionhallinnon tietohallinto itsessään vaatii tehostamista. Viimeiset 10 vuotta valtionhallinnon tietohallinnon hankkeet ovat toistaneet itse itseään ja kustannukset sekä aikataulut ovat moninkertaistuneet alkuperäisestä. Viime vuosituhannen lopussa oli käynnissä Veturi- ja Juna-hankkeet, joissa pyrittiin kehittämään sähköisiä asiointipalveluita. Näistä hankkeista on noussut yhä uusia kehittämishankkeita, joilla on samat tavoitteet kuin yli 10 vuotta sitten toteutetuilla hankkeilla. Toteuttamismallikin on sama. Hankkeet koostuvat virkamiestyöryhmistä, joissa on tyypillisesti 10–20 virkamiestä esittämässä näkemyksiään, miten asiakaslähtöisiä palveluita kehitetään. Hankkeiden toteutuksessa ei näy kuitenkaan asiakkaita – palvelujen käyttäjien edustajia – lainkaan. Suomi on yhdistysten ja järjestöjen luvattu maa, joten käyttäjien edustajien saaminen mukaan hankkeisiin ei voi olla vaikeaa.
Kun hankkeiden toiminta perustuu työryhmiin, ovat ne työajan käytöllisesti hyvin tehottomia. Esimerkiksi valtiovarainministeriön SADe-ohjelman työryhmissä on keskimäärin noin 20 jäsentä. Jos oletetaan, että keskimäärin yksi työryhmän kokous kestää 2 tuntia ja siihen lisätään matkoihin käytetty työaika vähintään puoli tuntia, päästään siihen lopputulokseen, että yksi kokous vie yhteensä yli yhden henkilötyöviikon panoksen. Esimerkiksi julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (JUHTA) kokouksissa istumiseen käytettiin tammi-huhtikuussa 2011 aikaa noin 45 virkamiestyöpäivän verran aikaa eli yli 2 henkilötyökuukautta. Vuonna 2010 JUHTA istui 11 kokouksessaan noin 120 virkamiestyöpäivän verran. Tehotonta.
Valtionhallinnossa erityisesti ministeriötasolla on luovuttu selvitysmiestyyppisestä työskentelystä, jossa tietyn alan asiantuntija vastaa toimeksiannon toteuttamisesta. Asiantuntijan tehtävänä on selvittää eri osapuolien näkemykset ja muodostaa niistä toimeksiannon pohjalta esitys tai jokin muu tuotos, josta pyydetään sidosryhmiltä vapaamuotoiset kommentit tai lausunnot. Julkisen hallinnon tietohallinnon tehostaminen edellyttää työskentelymenetelmien tarkistamista sopimaan paremmin niukkenevien voimavarojen tarpeisiin. Jos työryhmiä perustetaan, tulee niiden kullakin jäsenellä olla oma roolinsa työryhmissä. Pelkkien kiintiöjäsenten aika pitäisi olla ohi.
Julkisen talouden tila asettaa paineita tietohallinnolle tuottavuuslupausten realisoimiseksi
Julkisen talouden tilan huononeminen asettaa paineita myös tietohallinnolle. Tähän asti tietohallinto on nähty toimintona, jonka avulla hallinnon toimintaa on pyritty tehostamaan tietoteknologian käyttöä lisäämällä muun muassa sähköisiä palveluita tuottamalla. Tuottavuushyödyt ovat kuitenkin jääneet monin osin vähäisiksi ja se on näkynyt lähinnä henkilöresurssien määrän vähenemisenä viranomaisorganisaatiossa ja hankkeiden kustannusarvioiden moninkertaistumisena. Lopputuloksena kustannukset eivät ole kuitenkaan pienentyneet, vaan pikemminkin kasvaneet ostopalveluiden myötä.
Teesit
Haluatko tietää lisää Bisnesteknologiamallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.