IT for Business
May 7, 2013

Liikkuvaan junaan hyppäämässä

Hyvin hallitusta kokonaisarkkitehtuurista saadaan erityisesti hyötyä erilaisissa uudistustilanteissa.

Prosesseja uudistettaessa linkit tietoon ja tietojärjestelmiin ovat selkeästi nähtävissä. Vastaavasti teknologiaa uudistettaessa ymmärretään sidokset eri prosesseihin.

Kuitenkin näiden yhteyksien näkyminen on valitettavan usein toiveunta.

Käytännössä arkkitehtuurin nykytila- ja tavoitetilamalleja ei pystytä laatimaan täydellisesti vaan joudutaan tyytymään ”riittävän hyvään” – mitä se sitten kenenkin mielestä tarkoittaa.

Tämä voi johtua aikapulasta, resurssipulasta, osaamispulasta, motivaatiopulasta tai tietopulasta.

Kuitenkin kaikilla organisaatioilla on jo kokonaisarkkitehtuuri. Organisaatiolta tai niiden järjestelmätoimittajilta löytyy henkilöitä ja ehkä jopa kirjallista dokumentaatiota siitä, mitä on tehty tai suunniteltu.

Tämä tieto on hajallaan eri paikoissa ja eri ihmisillä niin, että kokonaiskuvaa ei ole helposti saatavilla. Näin ollen organisaatiolla on, John Townsendiamukaillen, implisiittinen kokonaisarkkitehtuuri. Implisiittinen kokonaisarkkitehtuuri ei tarjoa kokonaisvaltaista tai yhdenmukaista näkemystä organisaation liiketoiminnasta, tiedosta, tietojärjestelmistä tai teknologioista.

Tässä on selkeä paradoksi. Toisaalta tarvitaan eksplisiittisiä ja konkreettisia kokonaisarkkitehtuurimalleja toiminnan kehittämiseksi, toisaalta arkkitehtuurit ovat jo implisiittisesti olemassa.

Kun tähän yhdistetään puutteelliset tiedot ja pula resursseista, ajasta, osaamisesta ja motivaatiosta, on soppa valmis.

Voidaan ironisesti kysyä: ”Miksi minun pitäisi dokumentoida jotain jonka jo tiedän, jollekin josta en välitä, tavalla jota en tunne enkä osaa – ja käyttää siihen aikaa, jota minulla ei ole?”

Tämä kysymys nousi pintaan virastojen ja kuntien antamissa Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurilausunnoissa vuonna 2011.

Kokonaisarkkitehtuurin hyödyt ovat kuitenkin ilmeiset. Mikäli kehittämistä tehdään järkevästi kokonaisuus huomioiden, päästään eroon organisaatioiden siiloista ja siilomaisesta ajattelusta.

Tilanne on analoginen liikkuvaan junaan hyppäämisen kanssa.

Nykytila- ja tavoitetilamalleja pitäisi laatia ja kehittää ja samalla tehdä erilaisia organisaatio- ja tietojärjestelmäuudistuksia.

Uudistusten järkevä, pitkäaikaiset tavoitteet huomioiva tekeminen edellyttää laadukkaita kokonaisarkkitehtuurimalleja, joita ei kuitenkaan ehditä tehdä tai päivittää tarvittavalle tarkkuustasolle uusien uudistusten kurkistaessa nurkan takaa.

Tässä tilanteessa tukeudutaan helposti implisiittisiin arkkitehtuureihin, eli tietoihin ja arvauksiin eri arkkitehtuurien nyky- tai tavoitetilasta. Kokonaisarkkitehtuurin hyödyt jäävät saavuttamatta.

Liikkuvan junan ongelma on ilmeinen. Samalla kun tarvittavat mallit tulisi luoda ja määritellä, organisaatiojuna jatkaa matkaansa kehityksen ja muutostarpeiden paineessa.

Organisaation yksi osasto yrittää kehittää eksplisiittisiä arkkitehtuurimalleja nyky- tai tavoitetilasta, toisen osaston kehittäessä prosessejaan ja/tai tietojärjestelmiään implisiittisen arkkitehtuurin avulla.

Näin ollen nykytila-arkkitehtuurit eivät vastaa todellisuutta, eikä tavoitetilaa voida saavuttaa tehtyjen ratkaisujen rajoittaessa vaihtoehtoja. Organisaatiojuna pitäisi saada pysäytettyä kokonaisarkkitehtuurin määrittelemiseksi.

Liikkuvan junan pysäyttäminen ei kuitenkaan onnistu. Näin ollen organisaatioiden pitäisi muuttaa ajattelutapaansa formaalista mallintamislähtökohdasta kokonaisvaltaiseen kehittämiseen ja kehittämistoimenpiteiden systemaattiseen dokumentointiin sekä dokumenttien ylläpitämiseen.

Tällöin implisiittiset arkkitehtuurit muotoutuvat pikku hiljaa eksplisiittisiksi, formalisoiduiksi, selkeiksi ja yhdenmukaisiksi kokonaisarkkitehtuureiksi.

Samalla arkkitehtuurikuvien, -mallien ja palveluiden laatimiseen tarvittava aika ja resurssit saadaan upotettua osaksi jokapäiväistä kehittämistä osaamisen ja tietojenkin karttuessa pikku hiljaa.

Tämän tekemiseen tarvittava motivaatiokin löytyy mikäli kokonaisarkkitehtuurin tavoitteet ja hyödyt saadaan konkreettisesti osoitettua.

Tämä ei kuitenkaan tapahdu pelkillä ohjeilla, määräyksillä tai sanktioilla vaan tarvitaan kokonaisvaltaista ajattelutapojen muuttamista. Olemmeko me valmiita tällaiseen muutokseen? Pystymmekö me siihen?

Mikäli emme, lupaukset kokonaisvaltaisesta kehittämisestä jäävät lunastamatta.

 

(Kirjoittaja on ICT Standard Forum bloggaaja, kirjoitus on julkaistu aikaisemmin CIO.fi-sivulla)

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.