Aikoinaan, noin parikymmentä vuotta sitten, kun aloittelin it-uraani eräissä julkishallinnon organisaatioissa, tietohallinnot olivat organisaatioiden sisällä omia valtakuntiaan, eristyksissä muusta toiminnasta.
Tyypillisesti tietohallinto sai tehdä mitä lystäsi, koska kukaan ei kuitenkaan ymmärtänyt sen tekemisistä mitään.
Johtajat vain kiroilivat, kun pitää maksaa milloin mistäkin päivityksestä, laiteuusinnasta tai jatkokehityksestä. It-kustannusten kyseenalaistaminen oli kuitenkin vaikeaa, kun tietohallintojohtaja silmät kirkkaina selitti, että on pakko maksaa tai talon toiminta pysähtyy.
Itse työskentelin liiketoiminnan puolella järjestelmäkehityshankkeissa. Meille kävi hyvin äkkiä selväksi, että yksi kehityksen suurimpia jarruja oli talon oma tietohallinto, joka johdonmukaisesti vastusti kaikkia it-ympäristön muutoksia, jotka eivät olleet sen itsensä aiheuttamia.
Mitään uusia järjestelmiä ei olisi saanut kehittää, koska ne eivät olleet heidän roadmapillaan. Ainakaan niitä ei saisi talon verkkoon liittää, ja jos liitettiin, niin tietohallinto pesi kätensä kaikesta kyseiseen järjestelmään liittyvästä.
Muistan, kuinka tietohallintojohtaja tuomitsi täysin haluamamme, yhdellä työasemalla modeemilla toimivan, ensimmäisen internet-yhteyden.
Hänen mielestään sitä ei tarvittu mihinkään ja siitä oli pelkkää haittaa ”oikealle” it:lle. Ja jos viruksia tulisi, meidän kehitystiimimme kantaisi tietysti kaiken vastuun.
Tietohallinto oli omin päin valinnut koko talolle mielestään parhaat työkalut, ja pieninkin kritiikki niitä kohtaan aiheutti yleensä hyvin vihaisen palautteen, kun ”amatöörit” viisastelivat ”ammattilaisten” valinnoista.
’Se on päätetty näin ja olkaa hiljaa, Muutkin talot käyttävät näitä samoja.’ Jos näiden työkalujen käytössä tuli ongelmia, vika oli yleensä avun kysyjässä, joka ”käytti järjestelmää väärin”. Tosin mitään koulutusta ei kyllä koskaan annettu.
Tällainen palveluasenne oli entisajan tietohallinnolla. Nykyisin ajat ovat toiset, eikä yllä kuvattua asennetta onneksi enää tapaa, eihän?
Kustannustietoisuus on kasvanut, eikä mikä tahansa ”yllättävä” tai ”välttämätön” it-kulu enää mene läpi.
It-investoinneille on ruvettu jopa vaatimaan business case – laskelmia. On ryhdytty vaatimaan kuvauksia siitä, minkälaisilla palvelutasoilla ja mitä palveluita it-budjettiin varatulla rahalla saa.
Ja jos talon oma it-organisaatio ei vastaa liiketoiminnan tarpeisiin, niin huonoa palvelua voi saada usein halvemmallakin.
Perinteisen tietohallinnon keskeinen omaisuus, asset, on ollut infran omistaminen; omat palvelimet, verkot ja työasemat, sekä niihin liittyvät ohjelmistot: toimistosovellukset, ad:t, hallintajärjestelmät, ja niin edelleen.
Näiden kautta tietohallinto sai aseman, jossa sillä oli varaa olla ylimielinen. Omat laitteet ja ohjelmistot oli pakko olla, jonkun niitä piti hoitaa, eikä kukaan muu halunnut koko asiaa edes ajatella.
Viime vuosina tilanne on kuitenkin muuttunut nopeasti.
Kuka enää ostaa fyysisiä palvelimia itselleen kellariin ylläpidettäväksi? Virtuaalipalvelimet ovat vallanneet markkinat, nyt ostetaan kapasiteettia pilvestä.
Työasemat voi liisata tai virtualisoida, jolloin työntekijät voivat käyttää virtuaalityöpöytää vaikka kotikoneillaan. Sano byod, ja lähituen voi korvata etätuella.
Sovelluksia tarjotaan yhä enemmän pilvestä.
Ei kalliita investointeja kehitystyöhön, laitteistoihin ja asennuksiin. Ei järjestelmän huoltotöitä, varusohjelmistojen päivityksiä, varmistuksista huolehtimista tai versionvaihtoprojekteja.
Valmis palvelu on heti saatavilla, ja helposti ostettavissa. Niinpä liiketoiminta voi ostaa omia pilvipalveluita miten lystää! ’Parempi kuin ei edes kerrota tietohallinnolle, ne rupeavat kuitenkin laittamaan kapuloita rattaisiin milloin milläkin verukkeella’.
Isotkin organisaatiot oivaltavat yhä paremmin, että it-assetteja ei tarvitse omistaa voidakseen hyödyntää niitä. Kuukausimaksu riittää, ja joku muu huolehtii siitä, että kaikki tarvittava on käytettävissä.
Jopa suurella rahalla rakennettuja, räätälöityjä legacy-järjestelmiä ulkoistetaan innolla.
Mihin siis enää tarvitaan tietohallintoa? Pyörittämään it-kausisopimuksia hankintatoimen osana? Ainakin it-hankintojen ja sopimusjuridiikan tuntemusta tarvitaan kaiken ulkoistuksen hoitamiseen yhä enemmän, mutta ehkä se ei ole ihan koko totuus.
Kun liiketoiminnot tilailevat kivoja pilvisovelluksia toisiltaan kysymättä, kuka huolehtii siitä, että työprosessit ovat mielekkäitä ja että tiedot siirtyvät sinne missä niitä tarvitaan?
Arkkitehtuuriosaamista, prosessien analysointia ja vaatimusten hallintaa siis varmaankin tarvitaan. Lisäksi erilliset palvelut pitää integroida, ja varmistaa informaatioketjun tietoturvallisuus ja toimintavarmuus. Sekään tuskin kiinnostaa ketään muuta kuin tietohallintoa.
Tietohallinnon pitäisi siis kyetä analysoimaan liiketoimintaprosesseja ja ylläpitämään kokonaisarkkitehtuuria, johon erilliset palvelut voivat liittyä.
Tietohallinnon pitäisi auttaa liiketoimintaa hankinnoissa ja valvoa koko talon etua yksittäisissäkin sopimuksissa.
Tietohallinnon pitäisi asettaa palveluille vähimmäisnormit tietoturvan ja saatavuuden osalta ja ylläpitää tätä normistoa sekä arvioida jatkuvasti palveluita ja toimittajia niitä vasten.
Lyhyesti: huolehtia että it-palveluiden paletti tukee liiketoimintaa optimaalisella tavalla.
Kuulostaa hienolta, mutta kuinka monen tietohallinnon henkilöstöllä on tällaista osaamista?
Kun perinteiset pannuhuonetyöt ja koodinikkaroinnit loppuvat, tuleeko niiden tekijöistä sliipattuja bisneskonsultteja, jotka sujuvasti sukkuloivat strategiaworkshoppien, prosessikuvausten ja puitesopimusten välissä?
Ja kaikki tämän radikaalisti erilaisella palveluasenteella kuin alussa kuvaamani ”perinteinen” palveluajattelu. Siinäpä sitä onkin johtamishaastetta.
(Kirjoittaja on ICT Standard Forum bloggaaja, kirjoitus on julkaistu aikaisemmin CIO.fi-sivulla)
Haluatko tietää lisää Bisnesteknologiamallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.